Lorsque l’on organise un séminaire d’entreprise, le but est de ravir et faire plaisir aux collaborateurs, mais pas que. En effet, même si le voyage d’entreprise ne contient pas que des sessions de travail, des enjeux ont été réfléchis en amont, avec l’équipe organisatrice. L’important est également de voir ce qu’ils en ont retenu et si les objectifs fixés à court et moyen termes ont été atteints.

Récolter les impressions de chacun tout au long du séminaire

Après avoir passé des mois à organiser votre séminaire d’entreprise, vous y êtes. Nous sommes le jour du grand départ et vous espérez que tout se passera comme vous l’avez imaginé, avec l’équipe organisatrice ou encore grâce à la participation de tous les collaborateurs. Pour cela rien de plus simple que de tendre l’oreille après chaque expérience, que ce soient les activités ou les soirées proposées. Vous pouvez également faire un tour de chaque table lors des déjeuners et dîners pour avoir le ressenti de chacun des participants et leurs impressions, en direct. Un des bons moyens de recueillir leur satisfaction est de réaliser un questionnaire que vous leur demanderez de remplir à la fin de votre événement. Plus celui-ci sera simple et ludique, plus vous aurez un taux de réponse conséquent. A vous de trouver les bons mots et d’attirer leur attention autour de questions pertinentes. Chez Prochaine Escale, nous avons d’ailleurs élaboré une application où chaque participant pourra se connecter et donner ses impressions en direct; grâce au questionnaire inclus après chaque activité. 

Organiser un challenge entre les départements de votre entreprise

Quoi de plus simple que d’organiser un challenge entre tous les départements de votre entreprise ? Tout le monde le sait, faire en sorte que tous les collaborateurs répondent au questionnaire que vous avez créé est une course effrénée dont la plupart ne voit pas le bout. En effet, le taux de retour de ces quizz est souvent très faible. Avec l’équipe de Prochaine Escale, nous avons trouvé un moyen plus ludique de récolter les impressions de vos collaborateurs. Pourquoi ne pas lancer le défi en fin de séminaire ? Il vous suffira de diviser tout le monde en équipes, de leur donner une feuille A0 et des feutres; et le tour est joué. Vous n’avez plus qu’à attendre bien sagement la fin du challenge et la prise de parole de chaque équipe pour récolter les fruits de votre travail. Chaque commentaire devant être constructif, cette méthode permet de d'assurer la pertinence de leurs réponses. Pour un effet “wahou” (On ne parle pas des crêpes), n’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour réaliser une fresque de l’ensemble de l’événement. Elle sera dévoilée une fois les présentations terminées. Quoi de mieux qu’une telle surprise pour finir le séjour en beauté ?

Analyser puis partager les résultats du questionnaire autour d’un déjeuner d’équipe pour pouvoir en discuter tous ensemble

Une fois toutes les données nécessaires récoltées, place à l’analyse. Regardez vos objectifs de départ et les enjeux qui étaient fixés pour voir s’ils ont été atteints, comparez les aux séminaires précédents et construisez votre compte-rendu. Une fois cela réalisé, il vous faudra les présenter à vos collègues. Pourquoi ne pas faire cela autour d’un bon déjeuner d’équipe, pour vous rappeler les bons moments passés ensemble lors de ce voyage d’entreprise ? Ce sera peut-être l’occasion pour vous, une fois votre présentation terminée de leur raconter le séminaire à votre manière. Vous savez, en photos et en musique, en y ajoutant vos commentaires. Cela rappellera de très bons souvenirs à tout le monde et laissera vos collègues dans la joie et la bonne humeur au bureau.

Observer le comportement de vos collaborateurs lors de votre retour au bureau

Un autre bon moyen de savoir si votre séminaire a été efficace, est de regarder comment se comportent vos collègues à leur retour dans leur environnement de travail. Si le contenu était cohérent face à une problématique de cohésion de groupe, ils devraient pouvoir discuter d’autre chose que de boulot de retour au bureau, grâce à l’activité team building mise en place. Si vous souhaitiez mettre en place une démarche RSE au sein de votre entreprise, regardez le nombre de collègues qui se proposent pour réaliser un potager, récolter le miel sur le toit de l’entreprise avec un professionnel ou encore créer les cartes magnétiques pour les quotas d’impressions. Tous ces comportements participent au retour sur investissement de l’argent engagé dans votre voyage d’entreprise. 

Jeter un oeil aux chiffres de l’entreprise le mois suivant

Il est souvent dit et démontré que le bien-être au travail améliore la productivité de l’entreprise. L’organisation d’un événement d’une telle ampleur participe à coup sûr au bien être des employés au travail. Grâce à tout ce que vous avez mis en place durant ce voyage d’entreprise, la communication entre vos collègues a pu s’améliorer et cela s’est fait ressentir avec l’avancement rapide de certains projets. Ce séminaire a donc contribué activement au développement des liens entre les collaborateurs, de la facilité à travailler ensemble ou encore de la volonté d’avancer dans le même sens; ce qui a permis d’observer une nette amélioration de la productivité. Si les enjeux fixés lors de votre séjour étaient de l’ordre du long terme, consultez les chiffres dans quelques mois et n’hésitez pas à montrer à vos collègues le fruit de leur travail depuis le séminaire. 



Communiquer sur l’événement avant, pendant et après le séminaire

Pour qu’un voyage d’entreprise soit réussi, cela passe aussi par la communication faite sur celui-ci, avant votre départ. Il faut motiver vos troupes et créer l’émulation autour de votre séminaire. Faire un teasing auprès de vos collègues pour qu’il soit à la fois impatient de s’y rendre et heureux du programme. Vous avez travaillé dur sur ce projet alors autant le vendre correctement à vos collaborateurs. 

Pendant le séminaire, pour communiquer, vous pouvez créer un cloud où tout le monde pourra partager ses photos de l’événement. A défaut d’un cloud, vous pouvez aussi créer un hashtag sous lequel regrouper tous vos souvenirs. Pourquoi ne pas faire une petite séance diapo, tous ensemble, une fois de retour au bureau ? Aussi, grâce au photographe et au vidéaste présents tout au long du séminaire à vos côtés, vous avez maintenant une jolie banque de photos pour illustrer et afficher votre contenu sur vos réseaux professionnels. Pourquoi ne pas mettre le lien vers la vidéo de votre événement en signature de votre mail pour montrer vos valeurs à vos potentiels clients et fournisseurs ?

Faire une réunion avec votre direction pour présenter les résultats et les objectifs atteints

De la même manière que la présentation faite à vos collaborateurs, vous allez cette fois-ci présenter les résultats chiffrés de votre événement de façon un peu plus formelle à votre direction. Aidez-vous de toutes les données que vous aurez pu collecter une fois de retour au bureau, grâce aux questionnaires de satisfaction notamment. Pensez à faire un compte-rendu clair, net et précis en y incluant une analyse SWOT par exemple. En procédant ainsi, vous pourrez entrer plus en détail s dans votre analyse et énoncer les axes d’amélioration possibles pour un prochain événement de ce type. En effet, avec tous nos conseils accessibles sur notre site internet ou auprès de nos chefs de projet, nous n’avons aucun doute sur la réussite de votre événement.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour collecter les retours de vos participants et estimer un retour sur investissement de votre voyage d’entreprise. À vous d’analyser les données consciencieusement pour qu’elles puissent vous aider lors de l’organisation d’un prochain événement.