Pour qu’un séminaire soit efficient et qu’il puisse raisonner en chacun de vos collaborateurs, il faut qu’il ait été construit et réfléchi autour des messages que vous souhaitez transmettre à vos équipes ; mais aussi des enjeux réels pour votre entreprise, au sortir de ce séminaire.

Organiser une réunion interne avec différents départements

Pour ce faire et pour démarrer l'organisation de votre voyage d'entreprise, il est nécessaire de convier les différents départements de l’entreprise à une réunion, afin de savoir ce que les collaborateurs souhaitent retenir de ce séminaire et les messages que les différents départements souhaitent communiquer. Les responsables de chaque pôle pourront avoir en amont préparé les différents points soulevés par leur équipe, qu’il serait intéressant d’aborder lors de cette rencontre. Le fait de fixer les objectifs ensemble permet d’établir une ligne directrice à votre séminaire, ce qui participera à son bon déroulé et son efficacité. Aussi, en travaillant main dans la main, chacun se sentira inclus et concerné par cet événement, pour lancer ce séminaire de la meilleure des manières.

Demander à ses collaborateurs ce qu’ils aimeraient vivre pendant ce séminaire

Lorsque nous parlions d’échanger en amont par pôle, nous entendions questionner les collaborateurs sur ce qu’ils souhaiteraient expérimenter et apprendre au cours de ce séminaire. En effet, l’inclusion de chaque membre de l’entreprise à ce projet participera à son bon déroulé sans aucun doute. Comme un séminaire est toujours l’occasion de remercier ses collaborateurs pour le travail fourni tout au long de l’année et de leur montrer votre reconnaissance ; les inclure de cette manière à l’événement les motivera davantage. Vous pouvez par exemple les questionner sur le format de séminaire souhaité et sur la nécessité de celui-ci. Vous pouvez aussi leur demander la composition qu’ils envisagent et le rythme prévu entre chaque réunion, repas, activité ou temps libre. Il est par exemple conseillé de laisser un petit temps libre après le repas pour récupérer vos équipes en forme pour attaquer la réunion ou l’activité team building.

Étudier les habitudes de votre équipe pour les mettre en place pendant un séminaire

Calquez votre séminaire sur ce que vos collaborateurs ont l'habitude de faire au travail est important. Par exemple, mettre en place un déjeuner d’équipe sous forme de réunion ; ou en dehors de leurs heures de travail comme prendre un verre tous ensemble ou organiser une soirée jeux de société sur la base du volontariat, pour animer la vie d’équipe. Les similarités avec leur environnement de travail feront qu’ils garderont leurs repères tout en assimilant les messages que vous avez à leur faire passer. Ces moments que vous aimez partager avec vos collaborateurs, qu’ils se réalisent en interne ou à l’extérieur de votre entreprise, pourront se transposer et se mettre en place au cours de votre séminaire.

Définir des priorités et reprendre celles liées au business

Construire son séminaire en fonction de la stratégie suivie par l’entreprise et des deadlines à respecter pour suivre le plan d’actions donné est une autre façon de déterminer les enjeux de votre séminaire d’entreprise. En effet, en procédant ainsi, vous êtes sûrs de ne pas vous tromper d’objectifs. Si l’une des priorités est le développement RSE de votre entreprise, pensez à un séminaire au vert ; si vous souhaitez booster vos équipes et les remercier car elles ont atteint l’objectif fixé en début d’année, pensez à des activités insolites qu’ils garderont longtemps en mémoire.

S'interroger sur les retombées souhaitées

Un des meilleurs moyens de réfléchir aux enjeux de votre séminaire d’entreprise est de penser aux répercussions que cet événement doit avoir au sein de votre entreprise. Si vous souhaitez retrouver vos équipes plus soudées que jamais : offrez leur une activité team building dont ils se souviendront encore longtemps et qui nécessite un travail de communication interne : rallye automobile, course d’orientation ou olympiades. Si vous désirez que vos équipes apprennent à mieux se connaître suite à l’arrivée de nouveaux collaborateurs : prévoyez des jeux sous forme d'ice breaker durant le cocktail de bienvenue. Si vous préférez que vos équipes aient en tête des objectifs communs et les comprennent de la même façon : organisez une session de travail en plein air. À chaque but, son moyen d’y parvenir. Notre équipe est à votre écoute et saura vous aiguiller pour votre prochain séminaire d’entreprise.

Déterminer les points forts et axes d’amélioration de vos précédents séminaires

En effet, regarder ce qui a pu être fait par vos prédécesseurs et l’impact que ces événements ont eu sur l’entreprise et la vie d’équipe vous aideront à mieux définir les enjeux de ce nouvel événement. Vous pouvez pour cela élaborer puis envoyer un sondage à vos collaborateurs avec des questions principalement ouvertes ; qui nécessitent une argumentation de leur part. Cela vous aidera à mieux cibler leurs attentes. Aussi, faites en sorte de ne pas rédiger un questionnaire trop long : cinq à dix questions nous paraissent être l’un des meilleurs formats à proposer pour avoir un taux de réponses satisfaisant et fiable. Ces données recueillies puis étudiées vous permettront de cibler parfaitement les attentes de l’équipe et de répondre à leurs envies.

Installer une boîte à idées au bureau

En lien avec l’idée exposée ci-dessus, l’un des moyens les plus simples pour connaître les enjeux de votre séminaire d’entreprise est, tout simplement, de poser la question à vos collaborateurs. Posez la boîte à idées dans un endroit où il y a du passage, à côté de la machine à café par exemple, et mettez la bien en évidence. Cette question doit être posée de manière simple, toujours dans l’optique de recueillir un maximum de réponses. Pour dynamiser cette initiative, vous pouvez créer un challenge entre les pôles et offrir une récompense à l’équipe qui aura répondu le plus pertinemment à la question posée. En réalisant le sondage de cette manière, les réponses restent anonymes et le moyen utilisé est ludique.

Faire appel à un expert dans votre industrie

Si vous ne vous sentez pas expert pour organiser votre séminaire sur un thème en particulier, vous pouvez faire appel à un spécialiste pour vous aider dans cette tâche. Celui-ci vous aidera à comprendre les points clés à aborder lors de votre voyage d’entreprise en fonction du thème choisi. Il pourra également vous aiguiller sur le format de séminaire d’entreprise à adopter ainsi que sur les intervenants qu’il serait bien de convier à votre événement, en fonction de leur métier ou de leur vécu.

Ainsi, si vous souhaitez que le fil conducteur de votre séminaire soit l'environnement, vous pouvez mêler activité de team building au vert et interventions inspirantes de personnes étant dans le métier. Le tout en prenant en considération les conseils donnés par l’expert qui vous accompagnera dans le développement de votre projet.

Aller visiter les pays où sont implantées vos filiales

Pour justifier l’organisation d’un séminaire à l’étranger ou dans un endroit différent de votre lieu de travail, vous pouvez discuter avec votre direction de la nécessité que vos équipes de différents pays se rencontrent. En effet, si vous souhaitez développer la cohésion entre vos collaborateurs internationaux qui travaillent à distance tout en ne s’étant jamais rencontrés, le séminaire paraît être une bonne solution. Le fait de proposer à vos équipes de se rencontrer et de se découvrir peut aider à résoudre un de vos enjeux. Cette rencontre peut avoir comme répercussion une facilité de communication entre vos collaborateurs à travers le monde, entraînant une plus grande efficacité dans la résolution de certains sujets et dans leur productivité. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour veiller au bon fonctionnement de votre filiale à l’étranger et discuter des opportunités et contraintes à résoudre, avec vos équipes.



Privilégier des destinations vertes et limiter votre empreinte carbone

Si la dimension RSE est un nouvel enjeu pour votre entreprise et que vous souhaitez aborder cette démarche avec vos collaborateurs, le séminaire semble être un moment propice où vos équipes seront à votre écoute. Vous pouvez par exemple leur proposer d’aller à la rencontre de producteurs locaux au cours d’une chasse au trésor, de vivre une journée à la ferme en participant à la fabrication de pain ou encore de planter des arbres pour compenser vos émissions carbones. Le tout en faisant appel à des intervenants experts en la matière, qui inspireront vos collaborateurs pour de futurs projets RSE au sein de votre entreprise.

Vous l’aurez compris à la lecture de cet article, définir les enjeux de votre séminaire, ensemble, est un point à ne pas négliger ; et dont dépend la bonne réussite et l’efficacité de votre séminaire auprès de vos collaborateurs. Nous espérons que les points que nous avons abordé, ainsi que les astuces données vous permettront de répondre pleinement à vos questionnements sur ce sujet.