Afin d’assurer le bon déroulement de votre évènement et vous éviter une dose de stress inutile, nous vous avons concocté une liste des choses à faire et à ne surtout pas oublier lors de l'organisation de votre séminaire. Nous vous invitons à prendre quelques notes. 

Déterminer une destination 

Quand vous préparez un séminaire, des centaines d’idées fusent et de nombreux lieux se bousculent dans votre tête ? Vous repensez à vos voyages en famille à l’autre bout du monde ou à vos vacances entre amis aux 4 coins de la France. Mais attention, la destination de votre séminaire doit être choisie avec précaution et doit être déterminée selon différents critères. Réfléchissez au mois que vous envisagez pour le départ, grâce à ça, vous pourrez déjà vous orienter vers certains pays et en mettre d’autres de côté. Par exemple, si vous pensez au mois de juin, il est plus que conseillé de rester autour du bassin méditerranéen et éviter l’Afrique du Sud ou l’Amérique Latine. Mais la destination doit aussi se faire selon vos envies ! Si vous souhaitez offrir un voyage culturel, gastronomique, sportif ou placé sous le signe de la fête, il va falloir réfléchir de manière différente à vos destinations. Également, selon votre budget, il est important de déterminer une destination accessible financièrement. 

Définir la date de départ 

Pour définir la date de départ de votre séminaire, deux aspects sont à prendre en compte. Premièrement : le calendrier. Nous conseillons souvent de partir plutôt en début de semaine pour des questions de budget et d’éviter les vacances scolaires, les jours fériés ou les gros rassemblements. Il serait dommage de ne pas pouvoir profiter des paysages car les villes et les plages sont noires de monde ! Plus haut nous vous disions que la destination peut être fixée selon la date mais l’inverse est vrai aussi : si vous avez choisi de partir en Bretagne par exemple, il faudrait peut être éviter le mois de décembre si vous voulez apercevoir un peu de soleil. 

Le deuxième point très important à mettre en avant lors du choix de la date de départ est le contexte de votre entreprise : comment se passe la vie d’équipe, où en sont les finances, l’entreprise vit-elle un tournant important, accueille-t-elle de nouveaux arrivants ? Autant de questions importantes à se poser pour définir le meilleur moment et la période la plus propice à l’organisation de votre séminaire. 

Réfléchir au planning 

Avoir une première idée du planning et du format de votre séminaire peut aussi grandement aider pour son organisation. En termes de temps, il serait judicieux de déterminer la proportion de chaque poste dans l’ensemble de votre séminaire. Et quand nous parlons de postes nous voulons dire : expériences, réunion, temps libre et  restauration. Selon vos besoins, vous pourrez par exemple privilégier les réunions qui prendront une demi-journée chaque jour ou si vous cherchez plutôt à souder vos équipes il faudra mettre le paquet sur les activités de team building et soirées festives. Également, pensez à la combinaison parfaite entre les activités pour ne pas surcharger le voyage ou laisser trop de temps libre. Pour proposer un programme cohérent, il vous faudra déterminer grossièrement les activités à faire ainsi que leur ordre. Ne prévoyez par exemple pas une soirée open bar avec dj le lundi soir puis une grosse randonnée VTT le mardi matin. Vos équipes risqueraient de ne pas suivre le rythme...

Fixer un budget 

Le budget représente également un sujet de questionnement auquel les organisateurs sont confrontés en prévision d'un voyage. Ce point est effectivement important et doit être source d’une réflexion poussée concernant différents points. Ainsi, votre budget va dépendre de la durée de votre séminaire (on s’en doute) mais aussi de la destination (on pouvait le deviner aussi). Il est également important de s’interroger sur la manière dont on veut gérer son budget et donc de calculer de manière approximative le total de chaque poste de dépense (hébergement, transport, transfert, restauration, activité, soirée) pour avoir une idée plus précise de comment sera distribué l'argent prévu dans votre enveloppe de départ.

Si vous souhaitez marquer les esprits, il faudra également prévoir un budget supplémentaire pour quelques options. Par exemple, l’achat de goodies ou bien la privatisation de votre lieu de villégiature. 

En revanche si votre budget est un peu plus serré, nous avons aussi quelques conseils pour réduire vos dépenses, comme privilégier des chambres partagées, par exemple, ce qui pourrait faire descendre à vue d’oeil le montant alloué à l’hébergement.   

S'interroger ensemble sur les enjeux du séminaire et ses retombées 

Un voyage d’entreprise n’est pas un projet à prendre à la légère ! Il doit être réfléchi et organisé pour des raisons précises et avoir des objectifs clairs. Par exemple, il serait bon de déterminer si le but de votre séminaire est de motiver vos collaborateurs car vous sentez un coup de mou dans le bureau ou bien alors de les récompenser après de très bons résultats. Vous pouvez aussi organiser un voyage pour célébrer une occasion unique comme les 10 ans de l’entreprise ou les 1 000 premiers clients. 

Après avoir définit les objectifs, pensez aux priorités. Quelles sont les choses que vous souhaitez mettre en avant pendant ce voyage ? Souhaitez-vous insister sur la culture d’entreprise, transmettre des valeurs importantes ? Cherchez-vous plutôt à stimuler vos collaborateurs pour les faire gagner en productivité une fois rentrés au bureau ? Pour faire ressortir ces points clés, il serait intéressant de faire participer vos équipes et de mettre en place des sondages, boîtes à idées ou réunions pour poser la question directement aux personnes concernées. 

Définir les objectifs en termes de vie d'équipe 

Les priorités en termes de vie d’équipe sont aussi primordiales et doivent être mises en avant lors de l’organisation de votre séminaire. Vous ne souhaitez pas un voyage en équipe où tout le monde reste dans son coin et profite en solo des activités, on est d’accord ? Cette aventure est l’occasion unique pour tous les collaborateurs de vivre des moments inoubliables, de créer des liens, d’échanger de manière informelle en dehors du boulot, de fonder des relations durables, de se recentrer autour d’objectifs communs, d’augmenter l’esprit d’équipe et bien d’autres raisons encore. Il est donc plus qu’important d'offrir un voyage qui puisse favoriser tous ces éléments. Proposer des hébergements conviviaux, des repas chaleureux, des activités de team building fédératrices et des soirées qui rapprochent, c’est aussi ça un événement d'entreprise réussi ! 

Communiquer autour du séminaire aux invités  

La communication est un enjeu clé lors de l’organisation de votre séminaire. En effet, il faut faire parler de votre projet à toutes les personnes concernées, en interne et en externe ! Prenez bien soin d'envoyer des invitations personnalisées et originales à vos collègues, de relayer l’événement sur les réseaux sociaux, de jouer le jeu de la surprise avec vos collaborateurs… Il est très important de bien teaser ce beau voyage. Mais l’après séminaire n’est pas non plus à négliger ! La communication post événement va permettre de maintenir le lien et de garder en mémoire les expériences passées ensemble. N’oubliez donc pas de demander à vos collaborateurs de partager leurs avis, leurs photos, leurs musiques du voyage ou autres. Vous pouvez même prévoir un hashtag conçu spécialement pour l’occasion ou un social wall pour réunir tous les posts dans un seul endroit. Préparer une vidéo du voyage et faire une photo de groupe sont également de très bonnes idées. Vous l’aurez compris, il faudra marquer les esprits avant, pendant et après le voyage !

Faire une to-do list détaillée 

Si vous en êtes à votre premier séminaire et que l’organisation n’est pas votre point fort, nous serons là pour vous aider ! Vous comprendrez vite qu’il y a un million d’infimes détails et de petites choses à penser pour que votre événement se passe comme sur des roulettes. 

Quelques exemples de notre pense-bête : contacter les prestataires en amont pour vérifier le format et les détails des activités, récupérer les menus des restaurants et leur faire part des allergies alimentaires des participants, créer une rooming list adaptée...Vous l’aurez compris, chaque détail compte. Mais c’est en pensant à tout en amont que vos collaborateurs n’auront rien à faire sur place et que tout se déroulera sans le moindre accroc. 

Ne pas oublier la logistique 

La logistique peut être la bête noire de beaucoup d’organisateurs d'événements car là aussi on parle de détails à ne surtout pas oublier pour assurer le bon déroulement du programme. 

Par exemple au niveau des salles de réunion, il faudra bien vérifier ce qui est mis à disposition pour ne pas arriver le jour J sans rétroprojecteur alors que la session de travail était basée sur une présentation powerpoint. Également, au niveau des transferts, ne pas oublier de vérifier le type de bus, le nombre de places et le parking sur le lieu d’arrivée et de départ. En ce qui concerne l’hébergement, et pour bien préparer votre arrivée, nous vous conseillons de porter une attention particulière au check-in et à la répartition dans les chambres. Se concentrer aussi sur l’aspect logistique est donc essentiel pour gérer au mieux l’événement de bout en bout. 

Avoir un contact privilégié avec votre super agence de voyage

Bien évidemment, l’équipe de Prochaine Escale se fera un plaisir de vous assister et de vous accompagner tout au long de ce processus. Du budget, à la destination, en passant par la date de départ, le programme et la logistique : nous serons présents à 200% pour vous assurer un plan parfait et un événement grandiose. Rester en contact pendant toute l’organisation nous permettra de cibler avec précision vos attentes et de tout mettre en oeuvre pour y répondre au mieux. Également, pour tout changement de situation et demande de modification, nous nous montrerons à l’écoute et réactifs pour réaliser vos souhaits les plus fous ! Car c’est aussi ça un voyage d’entreprise ! 

Vous l’aurez compris, l’organisation d’un séminaire est une tâche qui peut parfois s'avérer compliquée avec certains détails à ne surtout pas négliger. Nous espérons donc que ces quelques conseils vous auront aidé à y voir plus clair et vous faciliteront la tâche pour mettre en oeuvre ce très beau projet. Si certains questionnements persistent, n'hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de lever le voile sur tous vos doutes !