Qu'elle s'apparente à une simple nécessité ou soit l'idée centrale d'un événement, la nourriture est souvent un point clé aussi bien en termes de production, de logistique que de besoins. Elle représente ainsi un part importante de tout budget et un enjeu majeur de l'organisation.

Son importance est cependant souvent négligée, en ne réalisant pas une estimation suffisamment précise des besoins. Alors que le développement durable est au coeur des enjeux partout dans notre société, et que les différents acteurs de l'événementiel souhaitent réduire leurs coûts, notre équipe a pu s'intéresser aux possibilités existantes pour réduire le gaspillage alimentaire dans le cadre d'un séminaire.

Chiffres clés

• 30% : la part de gaspillage alimentaire à l’échelle de la production mondiale
• 1,3 milliard : tonnes de nourriture gaspillées
• 1 000 milliards de dollars : coût économique
• 700 milliards : coût environnemental
• 900 milliards de dollars : coût social

Source : Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture

Nourriture et gestion d’événements

En tant qu’organisateur, il peut sembler compliqué d’estimer correctement la quantité de nourriture requise. Un réflexe est de prévoir et commander davantage de nourriture par peur de manquer et avoir des invités affamés. Surestimer les denrées alimentaires peut pourtant mener à deux problèmes majeurs : gâchis alimentaire et pertes économiques. 

Pour répondre à cette difficulté il existe aujourd'hui des techniques et outils, du diagnostic aux outils de suivi, permettant d’évaluer de manière précise la quantité de nourriture nécessaire pour un événement, évitant ainsi un potentiel gaspillage.

Les questions relatives à la gestion de la nourriture dépendent du cas de figure et varient en fonction des acteurs engagés pour votre séminaire (traiteurs, restaurants, hôtels…). Concernant votre choix de traiteur, nous vous conseillons de privilégier des prestataires mettant en avant des initiatives concrètes visant à la réduction du gaspillage alimentaire. Certains traiteurs proposent aujourd’hui des buffets anti-gaspillage par exemple. Pour vos choix de restaurants, portez une attention particulière à des indicateurs tels que des labels. L’entreprise Framheim recense et labellise des restaurants engagés dans la lutte anti-gaspillage. N’hésitez pas à solliciter vos prestataires pour connaître leur politique et leur demander des informations précises à ce sujet. 

L’impact du gaspillage alimentaire

Depuis plusieurs années maintenant, différentes tendances responsables ont vu le jour. Parmi celles-ci, l’une des plus connues à l’échelle mondiale se réfère au développement durable. Les acteurs de l’événementiel sont de plus en plus nombreux à adopter des démarches ayant pour objectif la mise en place d’événements durables incluant la gestion de la nourriture et des déchets. 

Le gaspillage alimentaire affecte lourdement l’environnement en créant une pression non nécessaire sur la qualité des sols, une utilisation de ressources supérieure aux besoins, une pollution atmosphérique accrue due aux transports. En prévision de votre séminaire, gardez bien à l’esprit que des commandes excessives de ressources alimentaires, par la suite gaspillées, ont un effet dévastateur sur l’environnement, mais pas que. Le nombre de personnes souffrant de la faim est estimé à 900 millions dans le monde. Un désastre social au vu du gaspillage alimentaire généré par le secteur de l’événementiel. 

Au delà de l’aspect environnemental et social, cet argument économique pourrait définitivement vous convaincre. Les aliments gaspillés représentent environ 16 milliards d’euros de pertes économiques en France. Appliquées à l’événementiel, ces données permettent de se rendre compte de l’impact du gaspillage sur les budgets. En plus d’être physiques, ces pertes sont également intangibles.

Vers des séminaires plus responsables

L’une des premières solutions pour éviter au mieux le gaspillage alimentaire est de réaliser des estimations non biaisées. Dans le cas d’un événement récurrent, nous vous conseillons de consulter les événements précédents et mesurer la quantité de nourriture consommée en réalité.

Lorsqu’un événement se produit pour la première fois, les organisateurs doivent évaluer la consommation des invités en prenant en compte différents éléments. Connaître le nombre définitif d’invités est impératif. Un repas de type buffet et un repas assis ne requièrent pas la même quantité de nourriture par exemple. 

Certaines astuces peuvent vous permettre de réduire le gaspillage alimentaire sur votre séminaire :

• servir sur place et directement aux invités
• se munir de plats plus petits
• proposer des options à emporter
• prévoir des alternatives adaptées à différents régimes alimentaires et intolérances
• valoriser et recycler les déchets
• sensibiliser les prestataires

L’aspect physique et la présentation de la nourriture sont également des éléments à considérer. En effet, la vue d’un buffet d’une ampleur démesurée va naturellement rendre les participants plus enclins à manger et se resservir. Servir sur place permet d’estimer en temps réel les besoins des participants tandis que proposer des options à emporter facilite le don direct. En tant qu’organisateurs d'événements il est crucial d’anticiper des régimes alimentaires stricts et prévoir des alternatives. Si possible, il est important de s’informer de ces restrictions auprès des invités préalablement. Enfin, il en va de la responsabilité des organisateurs de sensibiliser leurs fournisseurs (traiteurs, lieux, livreurs, restaurants, hôtels...) à une meilleure gestion des ressources et déchets. 

En cas de surplus lié à une estimation erronée, nous vous recommandons de faire don d’aliments et plats à des associations pour une consommation humaine ou une valorisation des déchets. La nourriture est ainsi distribuée à des personnes dans le besoin accentuant un aspect social et évitant au maximum le gaspillage alimentaire. 

Les défis auxquels les organisateurs peuvent être confrontés

Les professionnels de l'événementiel ont longtemps fait face à de nombreux défis concernant la gestion de nourriture. Ils pouvaient, en effet, être limités par des réglementations strictes compliquant le don de nourriture plutôt que des problèmes en termes de logistique.

Cependant, depuis plusieurs années certaines initiatives, notamment gouvernementales, visent à encourager ces pratiques. La loi Garot du 11 février 2016 a par exemple été instaurée en France afin de lutter contre le gaspillage alimentaire et le réduire de manière drastique. L’objectif principal est la prévention du gaspillage alimentaire et également l’utilisation de cette nourriture à travers le don ou la transformation. Les denrées alimentaires peuvent souvent être utilisées et valorisées : don pour de la consommation humaine, consommation animale, valorisation des déchets organiques à travers le compost...

Un autre défi pouvant entraver le don de nourriture à des associations est représenté par le transport. En transportant des denrées alimentaires, il est primordial de ne pas rompre la chaîne du froid et de suivre des consignes strictes. Dans le cas contraire, il faudra jeter les aliments frais pour éviter tout risque sanitaire. Des guides ont été développés, dont le Guide du don alimentaire réalisé en 2013 par l’Association Nationale des Industries Alimentaires (ANIA) et d’autres associations, consultable directement sur ce site. Ce guide comprend : une liste de différentes possibilités de dons, de produits alimentaires ne pouvant être donnés, des modalités de transport, des conseils pour un transport sans risque mais aussi les différences entre date limite de consommation et date limite d’utilisation optimale.

Comment organiser le don de nourriture ?

Dans la mesure du possible, favorisez au maximum le don de nourriture à des associations ou entreprises sociales compétentes. Lors de la préparation de votre séminaire, n’oubliez pas de répertorier et/ou contacter ces associations afin de valider interlocuteurs et procédure adaptée.

De nombreuses entités sont apparues ces dernières années pour faciliter la prise en charge des denrées alimentaires et le don : associations, startups et applications mobiles. Parmi celles-ci, voici une liste non exhaustive d’acteurs applicables à l’événementiel : 

• Equovento : association européenne anti-gaspillage alimentaire spécialisée dans l'événementiel. Sa mission ? La récupération de denrées auprès de différents acteurs du secteur événementiel et leur redistribution à des associations. Opérant sans coûts pour les organisateurs, cette association s’est rapidement développée dans plusieurs villes italiennes et capitales européennes telles que Madrid ou Paris.

• La Tablée des Chefs : association des chefs engagés. Cette dernière fait le lien entre des entreprises ou établissements (organisateurs d’événements, hôtels, restaurants, traiteurs…) et des associations en facilitant et organisant la redistribution de surplus.  

• Phenix : start-up anti-gaspillage qui aide les entreprises à réduire et lutter contre le gaspillage, notamment alimentaire. En plus de faciliter le don alimentaire à des associations, Phenix propose des solutions pour organiser des événements éco-responsables à travers un concept « Zéro-Déchet ». 

• EQOSPHERE : entreprise sociale dont les actions visent à réduire et valoriser les surplus et déchets.

Une gestion optimale des ressources alimentaires implique des bénéfices évidents lors de l'organisation d'un événement tel qu'un séminaire : réduction de l'empreinte environnementale, action à but caritatif et diminution des dépenses budgétaires.

Ne négligez plus l'importance de la nourriture et organisez un séminaire plus durable et responsable !