Vous souhaitez emmener l’ensemble de vos collaborateurs pour un voyage d’entreprise inoubliable mais vous ne savez pas trop par où commencer tant il y a de choses à prévoir ? Dans cet article nous allons vous aider à y voir plus clair afin que vous puissiez faire de cet événement de plus de 1 000 personnes, une réussite. L’important ici sera la préparation logistique d’un tel événement et donc l’anticipation.

Créer une équipe dédiée à l’organisation de ce séminaire répartie en plusieurs pôles

Ce qui est sûr, c’est que pour un événement d’une telle ampleur, les épaules d’une seule personne ne seront pas suffisantes pour gérer toute l’organisation. Et c’est tout à fait normal ! Alors entourez-vous des personnes les plus compétentes de votre entreprise et motivez-les à rentrer dans votre brigade pour vivre cette folle aventure ensemble. Une fois les membres de l’équipe organisatrice recrutés, rassemblez-vous pour que vous puissiez définir ensemble, une to-do list des choses à faire avant le jour du grand départ. Nous vous conseillons de créer des sous-équipes par secteur. Vous pouvez par exemple confier tout ce qui va être en rapport avec l’hébergement à une petite équipe ; toute la partie restauration à une autre, et ainsi de suite avec les activités, transport etc. Dans chaque sous-équipe, définissez tout de suite un responsable qui sera chargé de rapporter le travail que vous avez effectué au responsable général de l’organisation de cet événement dans votre entreprise. En procédant de la sorte et en faisant des points réguliers, vous êtes sûrs de ne négliger aucun détail et de ménager votre énergie pour le jour-J. 

Réaliser une signalétique bien définie pour ne perdre personne en cours de route

Gérer 1 000 personnes ou plus sur un même site peut s’avérer être une lourde tâche lorsque la signalétique n’a pas été réfléchie en amont. Profitez d’une visite avec le gérant des lieux et la sous-équipe dédiée à l’hébergement pour travailler cela ensemble. Si vous êtes dans un hôtel, demandez à la réception d’afficher un mot de bienvenue dans son hall d’entrée ainsi que dans les chambres, avec le programme du séjour. Si vous créez un petit manuel (disponible via un lien url) de votre voyage d’entreprise, n’hésitez pas à y mettre le plan de l’établissement. Cela vous aidera à récupérer tout le monde le plus vite possible pour les ateliers workshop ou la session de travail en plénière. Appuyez-vous sur les membres de votre équipe organisatrice en postant une partie de celle-ci à des endroits stratégiques de l’établissement, une demi-heure avant le début d’un repas, d’une activité ou d’une réunion. Même si, grâce à votre travail, tous les parcours seront fléchés dès l’arrivée des participants ; il vaut mieux prévenir que guérir. Grâce à cette logistique bien rodée, vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches qui requièrent toute votre attention.

Prévoir un moyen de transport pour chaque individu au vue de la grandeur du site

Si vous avez privilégiez un hébergement de type village vacances ou grand complexe, cela signifie que vos collaborateurs vont être répartis dans différents hébergements un peu partout sur le site, surtout s’il est privatisé rien que pour vous. Pour les personnes se trouvant loin des lieux de rassemblement, il serait bien de leur prévoir un moyen de transport adapté pour s’y rendre. Vous pouvez par exemple louer des vélos, des trottinettes ou encore mettre en place des navettes en ajoutant dans votre lien url un planning avec les horaires et lieux de prise en charge.

Répartir des jeux pour les temps libres dans les différents espaces disponibles

Lorsque l’on prévoit un événement d’une telle ampleur, il faut penser que tout le monde ne mangera pas en même temps et que les participants se retrouveront à un moment ou un autre avec un temps libre. Pour combler ces pauses et divertir vos collègues, nous vous proposons de répartir des jeux à faire en groupe, partout sur le domaine. Pensez à un Puissance 4 géant, un jeux d’échec, un babyfoot ou encore un Mölkky. C’est différents jeux permettront de distraire vos collaborateurs tout en renforçant leurs liens, le temps de mettre en place la suite du programme. Tous ces jeux pourront être rassemblés lors de votre cocktail dînatoire par exemple, pour que tout le monde puisse profiter d’une ambiance conviviale et lancer la soirée dans la joie et la bonne humeur.

Penser à faire un challenge en équipes

Lorsque l’on a la responsabilité de la gestion d’un groupe de 1 000 personnes à l’occasion d’un voyage d’entreprise, on ne peut pas se permettre de changer de lieu pour découvrir de nouvelles choses. Vous perdriez beaucoup de temps sur le programme que vous avez établi. La meilleure solution pour rassembler tout le groupe et fédérer autour d’un objectif commun est d’organiser un challenge en équipes comme des olympiades par exemple, sur votre lieu de villégiature. En amont de l'événement vous aurez affichés et envoyés par mail la répartition des équipes ; chacune comportant un nom et une couleur. En procédant ainsi, vous êtes sûrs de créer l’émulation autour de votre événement en même temps que de la compétition et de la cohésion. Vous pourrez annoncer les vainqueurs de cette journée à l’occasion d’une remise des prix lors du dîner. Le mieux ici est de créer des équipes aléatoirement pour réaliser une vrai brassage entre vos collaborateurs et qu’ils puissent découvrir des personnes qui ne se trouvent pas dans leur environnement de travail direct. 

Profiter d’un dîner de gala et soirée à thème

Pour clôturer votre voyage d’entreprise, nous vous proposons d’organiser un dîner de gala à thème. Mettez les petits plats dans les grands, prévoyez des animations et quelques cocktails pour la suite de la soirée. Le fait de définir un thème simple contribuera à ce que chacun le respecte et créera un sentiment d’unité qui favorisera la communication. Aussi, pour un événement d’une telle ampleur, prévoyez un buffet festif plutôt qu’un service à table. Question logistique ce sera plus simple pour vous et plus fluide. Si votre lieu de villégiature ne peut pas vous accueillir pour les repas en intérieur, faute de capacité, n’hésitez pas à leur demander s’il est possible de monter l’espace nécessaire dans le parc du domaine. Avec son, lumière et piste de danse cet endroit sera méconnaissable ! Ajoutez quelques ice breakers pour faciliter le fait que tout le monde apprenne à se connaître et le tour est joué.



Prévoir un temps pour les photos

Avoir toute l’entreprise réunie au même endroit au même moment est quelque chose d’exceptionnel alors profitez-en pour capturer ces beaux moments. Pour ne pas que vous courriez à droite et à gauche en plus de vous occuper de toute la logistique de l’événement ; nous vous suggérons d’engager une équipe de professionnels qui s’en chargera à votre place. Cette équipe s’occupera également de trier et retoucher les photos avant de vous les envoyer quelques jours après votre séminaire d’entreprise. Pourquoi ne pas leur demander de prendre des coupes vidéo pour pouvoir réaliser un montage et le partager sur vos réseaux ? On me souffle à l’oreille que nous avons même un drône à disposition chez Prochaine Escale qui serait parfait pour cela. Notre chargée de communication sera ravie de prêter ses talents créatifs pour organiser le montage. Ce sera aussi l’occasion de réaliser des photos de groupe par département pour alimenter votre site internet par exemple. 

Créer son propre festival

Le principe ? Louer un champ complètement vide et tout monter et planifier de A à Z. Des lieux d’hébergement en passant par l’électricité et les sanitaires, il y aura du travail mais le résultat sera époustouflant. Ce sera le festival de votre entreprise ! Tout au long de cet événement, vous pourrez agrémenter les temps d’activités ou temps libres par des expériences sur le même thème : babyfoot humain, laser game géant ou encore session de fabrication de cocktail. Tout sera fait pour que vos 1 000 collaborateurs passent un bon moment. Vous pouvez même organiser un concours de sets avec les meilleurs DJ de votre entreprise ! Tout est possible ! 

Vous l’aurez compris, organiser un séminaire pour 1000 personnes n’est pas une mince affaire mais lorsque l’on réfléchit au moindre détail en amont, tout se passe comme sur des roulettes le jour J. Entourez-vous des bonnes personnes, planifiez, organisez et tout se passera bien.