Vous êtes en charge de l’organisation de votre séminaire annuel mais l’équipe s’est agrandie et vous ne savez pas comment gérer les choses ? C’est vrai qu’emmener 100 personnes en voyage d’entreprise… ça commence rapidement à devenir un casse-tête ! Mais pas de panique, nos équipes de chefs de projet sont là pour vous aider et vous guider. 

Choisir un hébergement fait pour votre entreprise 

100 personnes sont conviées à votre séminaire d’entreprise ? Avec un groupe de cette taille-là, vous avez de nombreuses options qui s’offrent à vous en termes de logements ! Si vous ne savez pas comment trouver l’endroit idéal pour vos équipes, nous sommes là pour vous aider ! Tout d’abord, à vous de déterminer si vous êtes plus dans un esprit convivial qui vous mènerait dans un gîte chaleureux pour décompresser dans un cadre au vert, ou bien si votre enveloppe budgétaire vous offre la possibilité d’un standing plus chic. Selon votre budget justement, mais aussi vos goûts, il vous sera possible de privatiser un établissement ! La privatisation est un avantage non négligeable pour un groupe de 100 personnes : vous ne serez pas dérangés et aurez l’opportunité d’apprendre à mieux vous connaître dans un endroit dédié 100% à vos équipes ! 

Privatiser une île en France 

Nous vous le disions juste au dessus : la privatisation d’un établissement pour votre séminaire est un luxe, mais avec un groupe de 100 personnes, il devient vite accessible et parfois même plus rentable ! Chez Prochaine Escale, on adore quand les équipes se sentent à l’aise et peuvent profiter pleinement de leur séjour. Alors, pour vous, nous voyons les choses en grand. Que diriez-vous de privatiser non pas un gîte ou un hôtel, mais une île en France ? Oui oui, une île ! En effet, c’est tout à fait possible sur l’île de Bendor, située sur le littoral méditerranéen, face à la commune de Bandol dans le Var. Ce petit coin de paradis était inhabité jusqu’aux années 50, et nous vous proposons aujourd’hui d’en profiter rien que pour vous, ça vous tente ? Imaginez-vous sur une île avec tous vos collaborateurs, les pieds dans le sable à trinquer tous ensemble à ce séminaire…  

Monter son propre camp en équipe

Vous souhaitez challenger vos équipes ? Nous avons une pépite à vous proposer. Pourquoi ne pas proposer à vos équipes de monter leur propre camp ? Aucune réservation d’hôtel, pas d’acompte ni de rooming, juste un énorme champ dans un cadre dépaysant… Votre mission (si vous l'acceptez) sera de monter ce camp à la perfection grâce à l’aide de tous vos collaborateurs (et de quelques professionnels ne vous en faites pas). La cohésion et l’esprit d’équipe seront de mise et les souvenirs resteront gravés pendant un moment, nous vous le garantissons. Avec un groupe de cent personnes, le tour sera vite joué ! Vous vous retrouverez le soir autour d’un magnifique feu de camp en contemplant les étoiles, trinquer ensemble ou faire griller vos marshmallows. Vos équipes créeront alors des liens bien plus forts qui s’avèreront très bénéfiques pour la suite. Espérons seulement qu’aucune tente ou tipi ne s’envole pendant la nuit… 

Prévoir des activités en libre-service pour les temps libre 

En conviant 100 personnes à un voyage d’entreprise, il faut être sûr de pouvoir combler tout le monde, mais comment faire ? Cela peut résider dans différents points. Tout d’abord, attardez-vous sur l’hébergement que vous sélectionnez pour votre groupe. Regardez les facilités accessibles sur place : y a-t-il des activités extérieures comme un terrain de pétanque, un jeu de molkky ou encore des ballons à disposition ? Votre hébergement dispose-t-il d’un spa ou d’une piscine pour permettre à vos collaborateurs d’aller se prélasser et se détendre pendant les temps libres ? Si vous privatisez un établissement, vous bénéficierez de plus de facilités en libre accès. D’autre part, lors de vos sorties ou soirées, n’hésitez pas à prévoir des activités en groupe, des petits stands ou autres divertissements pour que chacun puisse y trouver son bonheur ! 

Favoriser des activités de groupe 

Comme abordé juste au-dessus, il vous sera difficile d’organiser toutes les activités tous ensemble. Il vous faudra alors scinder vos équipes en sous-groupes. Pour cela, c’est à vous de voir si vous les créez par le hasard des choses avec un tirage au sort, si vous choisissez vous-même quelle personne devrait en rencontrer une autre, ou bien si vous laissez faire les choses par affinité ! Créer des groupes pour permettre à des personnes qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble ou de se croiser dans les bureaux peut être aussi intéressant pour booster les équipes et favoriser les liens. Vous pouvez aussi créer des challenges pré-séminaire avec ces mêmes groupes pour encourager les discussions et commencer avec une bonne dose de rire. Sur place, il vous sera toujours possible d’organiser des activités team-building avec tout votre groupe, comme des olympiades par exemple. 

Rassembler vos équipes lors de soirées inoubliables

À l’occasion d’un séminaire avec 100 personnes, il peut être plus difficile d’offrir la possibilité à chacun de vos collègues de découvrir tout le monde et de partager des moments avec chacun. Ce que nous vous proposons pour marquer les esprits et faire naître un sentiment d’unité, c’est de mettre le paquet sur vos soirées ! Organisez des soirées à thème qui seront fédératrices et faciliteront le dialogue entre ceux qui ne se connaissent pas encore. Vous pouvez prévoir quelques stands, un DJ, ou encore même proposer une soirée autour d’un grand feu de camp, selon votre destination. Ce qui va réunir tout le monde sera le thème de la soirée. Par exemple, nos équipes se feraient un plaisir de vous voir tous vêtus de blanc pour sortir le drone qui viendrait vous photographier du ciel, et ça c’est un beau souvenir ! 

Prévoir la signalétique pour faciliter les déplacements

Nous vous le disions, organiser un séminaire pour 100 personnes, ce n’est pas la même chose qu’avec moitié moins de collègues. Alors si vous souhaitez vous faciliter la vie et ne pas passer votre séjour à devoir guider les troupes : prévoyez la signalétique pour faciliter les déplacements ! Si vous avez choisi un hôtel all inclusive à l’occasion de votre séminaire d’entreprise, il sera bien plus simple de mettre en place un code couleur pour votre entreprise ainsi que quelques flèches indiquant le lieu de restauration, l’emplacement de vos chambres ou encore vos salles de réunion ! Vous pouvez aussi distribuer des plans aux participants ou demander à l’hôtel d’afficher différents messages selon votre programme sur leurs écrans d’accueil ! Il vous suffit d’anticiper ces petits détails pour pouvoir ensuite profiter comme il se doit de votre séjour ! 

Former une équipe pour vous aider à organiser ce voyage

Vous ne vous voyez pas organiser ce séminaire seul ? Pas de panique, c’est un beau projet, alors certains de vos collègues vont bien mettre la main à la pâte ! Discutez-en sans trop teaser vos équipes et formez une team en charge de votre voyage. Dès lors, vous pourrez répartir les tâches et vous assurez que rien n’a été laissé au hasard. Une personne peut s’occuper de la rooming, tandis qu’une autre envoie un petit questionnaire à tout le monde concernant des allergies ou des régimes alimentaires spécifiques. Une autre personne peut s’occuper de la signalétique sur place comme nous le disions juste au-dessus, ou encore de créer des sous-groupes à l’avance pour les différentes activités ! Vous ne serez jamais de trop pour organiser un séminaire d’entreprise digne de ce nom ! Plus on est de fous, plus on rit comme on dit. Mais pas de panique, Prochaine Escale ne sera jamais loin pour vous anticiper vos envies !

Faire plaisir à tout le monde 

En général, le but d’un séminaire est de récompenser ses équipes du travail effectué, ou bien de les remotiver avant une grosse période de rush : bref, en somme il faut faire plaisir à tout le monde ! Mais ceci peut s’avérer un peu compliqué quand vous partez avec une centaine de collaborateurs. Il y a toujours des astuces pour ne pas s’arracher les cheveux. Côté nourriture, ne prenez pas de risques et optez pour des formules buffet qui raviront les papilles de tout le monde ! En effet, cette option vous permet de proposer un grand choix de mets à vos équipes. Pour l’hébergement, si votre budget vous le permet, optez pour un hôtel all inclusive. Ce dernier offrira tout le confort nécessaire et de nombreuses activités à la carte pour combler les temps libres en satisfaisant une fois de plus toutes vos équipes ! Pour être sûr que la destination plaise au maximum, vous pouvez lancer un sondage auprès de vos équipes. 

Avec tous nos conseils en tête, vous êtes désormais prêt à affronter l’organisation de ce séminaire d’entreprise comme un professionnel (enfin presque) ! N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin, nous nous ferons un plaisir de vous aider à réaliser ce beau projet.