La sécurité et le respect des lois sont devenus des critères essentiels dans l'organisation des séminaires, en lien avec la responsabilité sociétale des entreprises (voir article précédent : Impact social et sociétal.) Rassembler des participants comporte des risques, mais en anticipant bien, on peut les réduire et garantir un événement sûr, tant pour les personnes que pour les données.

La sécurité commence par la vôtre

Votre sécurité est importante et grâce à l’anticipation, nous pouvons éviter en grande partie les risques possibles qui peuvent survenir durant l'événement.

• Avoir des personnes formées : Lors d’un événement, nous vous recommandons d’avoir deux personnes référentes qui permettent le bon fonctionnement. Ils seront chargés de votre sécurité. SST (Sauveteur secouriste du travail) ou PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1), munis de trousses de premier secours et ne consommant pas de substances altérant leurs capacités, comme l’alcool ou les stupéfiants.

• Connaître les antécédents de chaque participant : Demander à chacun de renseigner leurs antécédents médicaux (allergies, traitements, conditions particulières) pour mieux anticiper d'éventuels incidents.

• Connaître les allergies : Bien préciser les ingrédients dans chaque repas (par exemple : mettre en place des étiquettes de couleurs, des pancartes).

• Étudier le lieu : Prévoir une visite des différentes espaces de votre événement afin de connaître tous les possibles dangers auxquels on peut se confronter. Par ailleurs, savoir où se trouvent les hôpitaux, les urgences et la gendarmerie permettent de répondre rapidement à d'éventuels problèmes que vous pouvez rencontrer. 

• Prévision météo : Connaître la météo et la surveiller au quotidien permet de toujours rebondir pour les activités. Faire attention aux fortes chaleurs et bien prévoir de la crème solaire, l’hydratation, les chapeaux. Faire attention à la pluie, éviter d’avoir froid et prévoir de quoi se couvrir.

La sécurité de vos données est indispensable 

Lors d'un événement, vous récoltez de nombreuses données personnelles, qu'il s'agisse de réservations (train, avion, hébergement) ou des préférences alimentaires des participants. Selon la RGPD, vous devez respecter plusieurs principes :

• Consentement : Obtenir l'accord explicite des participants pour l'utilisation de leurs données.
  Transparence : Expliquer clairement pourquoi ces données sont collectées.
  Pertinence : Ne recueillir que les informations strictement nécessaires.
  Temporalité : Effacer les données après l'événement.
  Sécurité : Protéger les données (mots de passe, HTTPS, sauvegardes) et les stocker dans des serveurs en Europe.

Avant l’événement, il est recommandé de consulter votre service juridique pour valider les questionnaires et documents à envoyer aux participants.

Exemples de différentes lois mis en place vers des événements plus RSE

• Inclusivité : Loi pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées : Obligation d’assurer l'accessibilité des lieux et des services aux personnes en situation de handicap.

• Transport : Loi d’orientation des mobilités : Encouragement à l’utilisation de transports en commun et autres modes de transport doux pour les déplacements de participants.

• Gouvernance : Loi Sapin II : Obligation pour les entreprises de mettre en place des procédures de prévention de la corruption, incluant les événements d’entreprise.

• Goodies : Lois AGEC : Interdiction de la distribution gratuite des plastiques à usage unique (pailles, assiettes, gobelets…) ; Interdiction des bouteilles en plastiques dans les établissements recevant du public ou les locaux professionnels. 

• Restauration : Lois AGEC : Obligation au tri des biodéchets.

• Hébergement : Code de l’environnement (Article L541-1) : Obligation de mettre en place une gestion efficace des déchets, incluant le tri sélectif et le recyclage.

À ce jour, la sécurité lors d’événements est primordiale.  Nous vous conseillons de régulièrement faire un check à travers toute notre liste que nous venons d’établir pour anticiper tous risques et problèmes.

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