La communication est primordiale lors d’un événement afin d'éviter les surprises et les mauvais retours. À la fin de l'événement, il est utile de proposer des questionnaires de satisfaction pour s'améliorer et inclure le participant même après l'événement. N'hésitez pas à retrouver notre article précédent sur : L’inclusion en événementiel. Leurs retours permettront d’identifier les points positifs et négatifs dans le programme, qui pourront être améliorés pour la prochaine fois.

Nos astuces

Bien communiquer sur le programme, avant comme pendant l’événement, en rendant facilement accessibles les :

• Horaires
  Points de rendez-vous

• Plans des lieux

• Contacts à appeler en cas de besoin

• Vêtements et équipements conseillés (météo et activités)

• Moments pour souffler

Une activité n’est pas obligatoire

Cela permet également d'éviter que les collaborateurs se sentent obligés de participer à des activités qui les mettent mal à l'aise ou encore qu’ils vous remontent de nouveaux besoins spécifiques que vous n’auriez pas identifiés plus tôt (par exemple, une personne qui ne sait pas nager pour du rafting).

• Surveiller le rythme, pour laisser des temps libres et limiter les activités ou réunions trop longues, au risque de fatiguer et démotiver vos participants.

• Dynamiser vos réunions : chaque prise de parole doit être courte, rythmée et surprenante, sur le fond comme sur la forme

• Favoriser les rencontres et les échanges :  tout au long de l’événement, prévoyez des “ice breakers” et des moments d’échange entre participants. Pour les activités, évitez de faire des équipes trop grandes (8 est un maximum en général) et rendez-les aussi mixtes que possible (en termes de générations, provenances, métiers…,)

Les participants s'intéressent

Un événement transparent cultive à l’intérêt. Que ce soit lors d'un voyage incentive ou d'une soirée d'entreprise, lorsque les participants se sentent informés, ils sont plus susceptibles de s'impliquer activement. Prévenir régulièrement, avec des informations régulières et des propositions de questions pour encourager les participants à s'investir à 100 %. Cet échange favorise une dynamique collaborative, essentielle dans le secteur MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions).

Les retours clients : réputation positive et amélioration

Lorsque les clients partagent leurs retours, cela appuie sur la réputation d'un événement. Une approche transparente et honnête contribue à forger une image positive. Les retours d'expérience à travers des sondages, des formulaires, des avis google, ça permet d’attirer de nouveaux participants à vos futurs séminaires ou conventions. Une bonne réputation se construit sur la confiance, la satisfaction et la transparence.

La communication

Ne pas hésiter à communiquer les avis et retours que vous recevrez pour avoir une transparence assurée. Par exemple, mettre sur vos réseaux sociaux les avis positifs et négatifs pour apporter de la confiance auprès de nos prospects. L’avis d’un client est sincère et transparent. Ils sont pour nous nos meilleurs porte-parole.

Intégrer la transparence à votre stratégie événementielle est essentiel pour garantir le succès de votre projet. Elle favorise la confiance, l’engagement et l’expérience utilisateur tout en renforçant votre réputation. En adoptant une approche ouverte et en intégrant des pratiques RSE, vous créez non seulement un événement mémorable, mais vous établissez aussi une relation durable avec vos participants. La transparence est véritablement la clé de votre succès.
N'hésitez pas à lire notre article précedent sur : organiser un événement 100% RSE

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