Si les transports représentent une part importante de votre voyage d’entreprise, ils ne sont pas pour autant une tâche simple et rapide. Un brin de clairvoyance et beaucoup d’organisation vous aideront certainement pour mener à bien cette mission. Et grâce aux quelques conseils de Prochaine Escale, vous allez devenir incollables…

Choisir sa destination avec soin 

Le premier point qu’il faut aborder quand on parle de transport est bien sûr la destination. En effet, les transports aller et retour vont forcément dépendre du lieu choisi par vous et vos équipes. Vous allez donc devoir prendre en compte la durée de votre séminaire pour ensuite déterminer combien de temps maximum il serait raisonnable de ne pas dépasser pour vous y rendre. Cette caractéristique de temps va forcément permettre de réduire vos recherches et de trouver le moyen de transport idéal selon la destination choisie. Par exemple, si vous partez deux jours, oubliez la Grèce ou le Monténégro. Et si vous avez choisi un lieu en France au milieu des vignes et très peu accessible, il est conseillé de prévoir une navette après le train ou bien de prévoir des bus privatisés dès le début. Tout est une question de demande et de besoin !

Prévoir en avance le budget alloué à ce poste de dépense

L’une des caractéristiques indispensables à prendre en compte lorsque vous pensez aux transports est, au-delà de la durée du séminaire, le budget. Pour ce faire, vous allez devoir déterminer dès le début une enveloppe finale pour l’ensemble de votre séminaire en réfléchissant au budget global dont vous disposez. Ce montant étant fixé, il vous faudra déterminer combien vous comptez investir dans chaque poste de dépense. Ceux-ci étant principalement le transport et les transferts, l'hébergement, la restauration, les activités et les soirées. Pour déterminer le budget que vous souhaitez allouer aux transports il faut prendre en compte plusieurs choses. N’oubliez pas, par exemple, que les compagnies aériennes ont tendance à gonfler les prix pour les groupes (contrairement à ce que l’on pourrait penser) alors ne vous fiez pas forcément à ce que vous trouverez sur Internet. Mais pas de souci pour ça, Prochaine Escale s’y connait plus que bien et sera là pour vous aider dans votre réflexion. Nous déterminerons ensemble le budget parfait pour votre voyage d’entreprise. 

Récupérer toutes les informations nécessaires pour chaque déplacement 

Si vous avez décidé de prendre l’avion il va falloir redoubler d’organisation et d’ingéniosité pour ne pas vous sentir dépassé le jour du grand départ. Mais pas de panique, une bonne organisation repose aussi et surtout sur de l’anticipation. Et nous serons là pour prévoir tous les détails donc pas de risque que ce qui était prévu au programme sorte des rails.

Et pour que tout se passe comme sur des roulettes le jour J, nous vous conseillons de récupérer et de conserver toutes les informations nécessaires au voyage de chaque participant. Par exemple, vous aurez besoin de leurs noms, prénoms (jusque-là, ça va), âge, photo de leur carte d’identité, numéro de passeport pour que l’embarquement se fasse sans encombre. Si vos équipes sont réparties sur plusieurs vols, n’oubliez pas de le noter ! Dans une fiche récapitulative, vous pourrez ainsi tout répertorier et partir serein à l’aéroport.

Opter pour un moyen de transport écologique 

Si votre entreprise est soucieuse de la cause environnementale et que vous avez décidé de marquer les esprits avec un séminaire qui allie moments de convivialité et messages forts, nous avons une idée qui risque de vous plaire. Il serait perturbant de proposer de partir à l’autre bout du monde pour votre séminaire si l’entreprise met en avant des démarches RSE et veille à maîtriser son empreinte carbone. C’est pour cela, qu’avec Prochaine Escale, vu que tout est possible, nous vous proposons de vous rendre en vélo jusqu'à votre lieu de villégiature. Alors bien sûr, vous ne traverserez pas la France mais c’est un bon moyen de faire passer un message fort et de rester fidèle à votre ligne de conduite. Sinon, si vos équipes ne sont pas du genre sportives, nous pouvons leur proposer un grand challenge en mode « Pékin Express ». Pour cela rien de plus simple : 1€ en poche, une carte et un coéquipier de bonne humeur vous aideront sûrement à arrêter les voitures en stop et rejoindre par vos propres moyens votre lieu de villégiature. Encore une belle démarche RSE couplée à une aventure et une activité unique qui rapprochera vos équipes… Que demander de mieux ?

Penser au mode de transport à privilégier selon le nombre de participants

Nous avons expliqué précédemment que selon la destination, certains types de transport sont plus pratiques et/ou efficaces que d’autres. Mais avec le nombre de participants, c’est la même affaire ! En effet, plus votre groupe est important, plus vous allez devoir vous creuser la tête pour déterminer le type de transport à privilégier. Si vous partez en avion, pour des raisons de sécurité, votre groupe va devoir être divisé en plusieurs sous-groupes. Vous aurez donc plusieurs vols avec potentiellement des horaires d’arrivée et de départ différents et les plans de vol peuvent parfois s’avérer être un véritable casse-tête pour les groupes de taille importante (200 personnes ou plus). Dans ce cas, il serait peut-être judicieux d’affréter un avion pour votre équipe. La classe, non ?

Prévoir des animations pour les longs transferts

Vous avez prévu de faire un séminaire itinérant avec de nombreux transferts en navettes privatisées, ou simplement, les activités choisies sont assez éloignées les unes des autres et vous avez peur que vos collaborateurs s’ennuient pendant ces voyages en bus ? Il est vrai que s’ils sont nombreux ou loin, les transferts peuvent pénaliser l’appréciation générale et représenter des temps morts, pas toujours aimés par les équipes. Pour changer la donne, ce n’est pourtant pas compliqué, il suffit de les occuper ! Préparez des quizz ou bien des mini jeux pour profiter de ce temps afin de vous amuser tous ensemble ! Tout le monde sera réuni alors il est aussi possible de regrouper les équipes des différentes activités pour qu’elles puissent composer leur slogan et inventer leur cri de guerre. En bref, il vous faudra redoubler de créativité pour que le temps ne soit pas trop long sur la route et pour que chacun puisse s’amuser et arriver de bonne humeur à la prochaine étape du voyage. 



Faire des sous-groupes si nécessaire et prévoir les listes en amont 

Si votre groupe a une taille conséquente, vous serez obligés de répartir la totalité du groupe en plusieurs sous-groupes. Dans l’avion ou les bus, pour les activités : nous vous conseillons de toujours avoir les mêmes pour ne pas vous emmêler les pinceaux et oublier certains de vos collaborateurs (ça serait dommage quand même !). Vous pourrez faire ces sous-groupes selon les besoins de votre séminaire : sur la base du volontariat, par secteur d’activité ou faites-les au hasard pour que tout le monde apprenne à se connaître. Pour chaque sous-groupe, nous vous conseillons aussi de désigner des « chefs d’équipe » et qui auront le lead sur celui-ci. Vous ne pourrez pas avoir les yeux partout, leur aide sera donc précieuse !

Limiter le temps sur la route

Il serait dommage que le ressenti des participants soit négatif parce qu’ils ont passé plus de temps sur la route que dans leur hôtel, au restaurant ou en activité. Pour que ce schéma ne se produise pas, que les transports ne soient pas trop longs et que les transferts ne soient pas trop nombreux, nous avons quelques astuces… Déjà, il serait intéressant de combiner les activités et de les organiser intelligemment selon leurs lieux pour limiter le temps sur la route. Ainsi, vos collaborateurs n’auront pas la désagréable impression qu’ils doivent embarquer à bord de navettes pour chaque nouvelle activité. Aussi, dès leur arrivée, vous pourrez par exemple déposer directement tout le monde sur le lieu de la première activité et prévoir une navette qui se chargera de déposer les bagages pour eux en bagagerie à l’hôtel. Tout est une question d’organisation ! 

Vous l’aurez compris, il vous faudra penser à tout (ou presque, car le reste c’est notre affaire). Du début à la fin, les transports seront un point essentiel à prendre en compte et l’une des tâches dont il faudra s’occuper avec attention pour optimiser le temps sur place. Nous espérons que ces quelques conseils vous auront aidé à y voir plus clair, et si les questions persistent, vous n’avez plus qu’à décrocher votre téléphone pour nous appeler !