Vous avez décidé de faire de votre séminaire un voyage où les réunions ont une place importante mais vous avez peur de ne pas être tout à fait au point sur vos besoins en terme d’équipements ? L’équipe de Prochaine Escale va vous dévoiler quelques astuces pour ne rien oublier afin que vos sessions de travail se déroulent sans accroc. 

Déterminer le type de salle de réunion necéssaire

Première chose à faire quand vous organisez un séminaire est de déterminer l’objectif de celui-ci. Est-il organisé dans le but de motiver, de récompenser ou d’informer vos équipes ? Si la troisième option est la vôtre alors il va falloir mettre le paquet sur les réunions afin de transmettre les messages que vous voulez à vos collaborateurs. Et pour cette partie aussi il va falloir vous creuser la tête et déterminer vos besoins, notamment au niveau des salles que vous recherchez. Si vous souhaitez transmettre des informations à tous les participants et que vous avez prévu une présentation du tonnerre pour capter l’attention de tout le monde, alors vous devriez vous tourner vers une salle plénière qui pourra accueillir l’ensemble de votre équipe. Mais si le but de votre séminaire est plutôt de regrouper les équipes et de les aider à mieux travailler ensemble, alors nous vous conseillons de trouver un hôtel qui dispose de plusieurs salles de sous-commission pour répartir vos collègues et organiser des workshops en groupes réduits. Tout est une question de besoin ! 

Anticiper vos besoins en équipements

Comme le type de salle de réunion souhaité, vous allez devoir déterminer vos nécessités en termes d’équipements pour vos sessions de travail. Là aussi, il faudra définir vos objectifs et le genre de réunion que vous recherchez pour mieux appréhender vos besoins dans la foulée. Si vous avez décidé d’organiser des grandes réunions en amphithéâtre, assurez-vous du nombre de sièges, de la présence d’un vidéoprojecteur et d’un écran par exemple. Si vous souhaitez faire des workshops en salles de sous-commissions pour un concours entre équipes, assurez-vous de la fiabilité de la connexion wi-fi de la mise à disposition de bloc-notes et de stylos. Egalement, si vous avez prévu une réunion plutôt longue qui se prolongerait toute la journée, veillez à ce qu’il y aient des prises dans les salles où se rejoindront vos collaborateurs. Et si vous passez des demi- journées entières à travailler, n’oubliez pas d'offrir à vos équipes des pauses gourmandes pour entrecouper les réunions : eau, thé, café, bouchées sucrées ou salées selon l’heure, en buffet ou à mettre en place pendant la pause. Ce point est aussi très important car il pourra permettre à chacun de reprendre des forces avant d'entamer la suite des événements. 

Cibler un hôtel selon ses salles de réunion 

Pour assurer le bon développement de vos sessions de travail, il faudra évidemment que l’hébergement choisi se prête à votre événement. Une fois la destination déterminée, il ne vous manquera plus que l’hôtel. Pour ce faire, vous pouvez décider d’affiner vos recherches selon le type de réunion que vous souhaitez organiser. Dans ce cas, le ciblage des hébergements s'opérera selon leur capacité d’accueil en terme de salle de réunion et leurs équipements. Commencez donc par chercher un hébergement qui aura la capacité suffisante pour recevoir un événement comme le vôtre. En faisant comme cela, vous pouvez être certains de contacter uniquement les hôtels qui correspondent parfaitement à vos critères.  Effectuer vos recherches de la sorte permettra donc un gain de temps considérable. 

Demander à l’hôte des précisions sur les équipements 

Une fois que vous aurez choisi la destination puis l’hébergement, il ne faut surtout pas hésiter à contacter l’hôtel choisi et à demander des précisions dès le début des échanges pour avoir toutes les cartes en main. En effet, il vous faudra questionner les hôtes sur le détail des salles de réunions disponibles ainsi que leurs capacités. Demandez aussi des précisions au niveau des équipements : wifi, écran, rétroprojecteur, micro, estrade etc selon vos besoins. Vous pouvez aussi poser des questions sur tout ce qui concerne les pauses gourmandes avec les conditions et le contenu de celles-ci. Il apparaît aussi important de réclamer quelques photos des lieux disponibles pour pouvoir visualiser et vous imprégner des lieux. 

Vous rendre sur place pour faire un état des lieux 

Après avoir reçu quelques photos et le détail des lieux, des capacités et des équipements : vous êtes convaincus ! Vous pensez avoir trouvé LA perle rare qui saura accueillir votre séminaire car elle correspond en tout point à votre demande, c’est parfait ! Mais pour en être sûrs, rien de mieux que de vous rendre directement sur place pour un séjour de repérage. Direction l’hôtel choisi pour un état des lieux. Pensez, une fois sur place, à vérifier tout ce que vous aviez pu demander aux hôtes par téléphone ou par email. Visitez les lieux et testez les équipements pour vous assurer une réunion au top le jour j, sans accroc. 

Faire une simulation sur place

Vous êtes sur place pour l’état des lieux, vous avez pu faire le tour de l’hôtel, des salles de réunion et vous avez l’impression que tout roule ? Tant mieux ! Mais pourquoi ne pas faire une simulation de votre réunion avant que vos collaborateurs n'arrivent ? Rien de mieux pour tester les équipements de la salle et votre confort à l'oral que d’anticiper la réunion de la sorte. Placez-vous sur l’estrade, derrière le micro, allumez votre ordinateur et projetez votre présentation à l’écran, tentez de commencer votre réunion comme si le public était là et vous écoutait avec attention. Une fois tous les tests effectués, vous pourrez partir serein à la réunion (la vraie cette fois) et assurer à l’avance le bon déroulement de celle-ci. 

Prévoir un plan B

Tout bon organisateur sait que les plans B ne sont jamais de trop. Même si vous avez tout prévu : que vous avez choisi avec soin votre hébergement, que vous avez demandé des précisions aux hôtes, que vous savez exactement ce dont vous avez besoin, que vous avez tout vérifié sur place etc… Vous n'êtes pas à l’abri d’un problème quelconque lors de votre réunion. Pour vous éviter un stress supplémentaire avant cette session de travail, faites encore une fois appel à votre hôte qui sera un grand atout pendant toute la durée de votre séminaire. Demandez lui si d’autres salles sont disponibles, s'ils ont la capacité pour accueillir tout le monde ailleurs en cas de défaut dans la salle initiale. Bref, vous l’aurez compris, mieux vaut prévenir que guérir. 

Imprimer les supports en amont

En cas de pépin, nous vous conseillons de tout imprimer avant votre réunion. Quand on dit “tout”, on entend : les supports de votre présentation et la liste du matériel nécessaire. N’oubliez pas donc de lister point par point ce que vous avez demandé dans votre salle de réunion pour que l’hôte n’oublie rien le jour J. Et au cas où les choses tournent mal (ne vous en faites pas, c’est juste de l’anticipation, il n’y a pas de raison !), nous vous conseillons de garder votre présentation en mode papier. Imaginez une tempête qui fait rage à l’extérieur et qui prive votre lieu d’électricité par exemple, vous serez bien content d’avoir anticipé. Mais comme on le disait, pas de panique, vous pouvez quand même partir tranquille, il y a peu de chance que le plan ne se déroule pas comme prévu.

Sélectionner un intervenant de qualité 

N’oubliez pas que les réunions dans le cadre d’un séminaire sont censées se dérouler dans un environnement nouveau pour attirer encore plus l’attention de vos collaborateurs afin qu’aucune information ne passe à la trappe. Alors garder vos habitudes c’est bien, mais donner un peu de pep’s à votre réunion c’est encore mieux. Evitez de laisser une seule personne parler pendant toute la réunion, laissez intervenir vos collaborateurs les plus qualifiés pour discuter de sujets importants. Vous pouvez aussi décider de faire intervenir un professionnel qui prendra la parole devant tout le monde. Les personnes qui se placeront devant vos équipes pour animer la réunion sont très importantes et c’est aussi sur elles que repose le bon déroulement de la réunion, alors cette mission n’est pas à prendre à la légère...

Faire appel à une équipe technique au sein de l’hôtel 

La technologie n’est malheureusement pas infaillible et il arrive que l’écran devienne rose, que le rétroprojecteur fasse des siennes, que le micro pousse des cris stridents, que la lumière vacille ou encore que les prises ne chargent qu’une fois sur deux. Malheureusement tous ces petits éléments sont à anticiper et, à moins que vous ayez été électricien dans une autre vie, l’appel à des professionnels est toujours une bonne idée. Savoir qu’une équipe technique peut assurer vos arrières en cas de dysfonctionnement est toujours rassurant. Pas besoin de bidouillage en pleine réunion alors que tous vos collaborateurs s’impatientent; Vos sauveurs seront présents pour régler les problèmes en moins de deux et assureront à tous les niveaux !

Vous l’aurez compris, tout est question d'organisation et d’anticipation. Pour assurer le bon déroulement de vos réunions, il vous sera nécessaire de réfléchir en amont à vos besoins, vous assurer de la disponibilité, prévoir la capacité et de l’équipement des salles de réunion, être assisté par des professionnels et réfléchir à un plan B au cas où. Vous pourrez aussi vous rendre sur place pour vérifier que l’hébergement choisi coche toutes les cases, et le tour est joué !