Pour que votre séminaire se passe comme sur des roulettes, il y a certaines choses à prévoir en amont lors de l’organisation de votre séjour d’entreprise. Collecter les données des participants quelques mois avant votre événement vous aidera à anticiper et réfléchir à un maximum de problématiques. Dans cet article, vous trouverez nos conseils pratiques et à ne pas négliger pour un séminaire serein, sans mauvaise surprise le jour j. 

Pour le transport

La partie transport sera la première étape de votre séminaire. Cette étape nécessite beaucoup d’informations et donc de préparation pour être sûr de ne manquer aucune donnée une fois que tous les participants seront arrivés devant les bus, à la gare ou à l’aéroport. Cela paraît peut être bête comme ça mais laisser un participant derrière la zone d’embarquement parce que sa carte d’identité, son passeport ou son visa a dépassé la date de péremption, c’est pas super. Pour bien faire, créez simplement un Google Form afin que tous les participants puissent renseigner leurs informations personnelles : nom, prénom, numéro de téléphone, numéro du passeport ou de carte d’identité, date de validité ainsi que nationalité. Dans un second temps, n’hésitez pas à leur demander une photocopie de leur passeport ou carte d’identité pour vérifier que toutes les données correspondent. Toutes ces informations vous permettront de réserver les billets d’avion et d’entamer les démarches de demandes de visas si cela est nécessaire. 

Le visa est une vignette vous autorisant à entrer dans le pays concerné si votre passeport seul, ne vous le permet pas. Les pièces demandées diffèrent en fonction du pays que vous souhaitez visiter. Généralement, il vous sera demandé : de remplir le formulaire de demande, d’avoir un passeport valide, un justificatif de domicile, une photo d’identité ainsi que le prix du visa demandé pour la destination concernée. Le délai d’attente s’étend de quelques jours voire quelques semaines selon le pays choisi. Seules les urgences sont traitées dans un délai de 24 heures alors mieux vaut s’organiser et s’y prendre à l’avance !

Une demande de visa devra être effectuée depuis la France pour les destinations suivantes : le Viêt Nam, la Russie, les Emirats Arabes Unis, les Philippines, le Cambodge, Madagascar, l’Indonésie, l’Inde, la Chine ou encore les Etats-Unis.

En gare ou à l’aéroport, il faudra également bien communiquer le lieu de rendez-vous choisi et le décrire de manière précise. Il doit être identifiable et repérable facilement. Pour éviter tout retard, n’hésitez pas à prévoir de l’avance sur l’horaire de départ et donner aux participants les numéro du vol ou du train ainsi que les horaires dès que vous le connaîtrez. 

Pour vous aider à identifier ceux qui manquent à l’appel sur le lieu de départ, collectez en amont les données personnelles des participants pour pouvoir les contacter dans ce genre de situation par exemple. N’oubliez pas de leur transmettre vos coordonnées également pour qu’ils puissent vous joindre, vous renseigner et vous informer si le groupe est divisé pour une activité ou est en retard au point de rendez-vous de l’activité suivante.

Pour l’hébergement 

En ce qui concerne l’hébergement, vous aurez besoin des mêmes informations que vous aurez collecté pour le transport. Ce sera également à vous de choisir, avec l’accord de votre direction, si vous souhaitez que chaque participant laisse ses empreintes bancaires à la réception lors du check-in ou si vous souhaitez ouvrir un “master account”; c’est à dire laisser une empreinte de carte pour tout le groupe. Cette opération vous permettra de gagner du temps lors des check-in et check-out. 

Si vous avez transmis la rooming list contenant la répartition des chambres à l’hôtel en amont de votre arrivée, là encore, vous gagnez un temps précieux. Le personnel de l’hôtel aura préparé les clés de chambres avant votre arrivée et cela facilitera la fluidité du check-in, point important, surtout pour de grands groupes. 

En tant que responsable de votre équipe, n’hésitez pas à laisser le programme de votre séminaire ainsi que la répartition des participants pour chaque activité à la réception. En effet, lorsqu’un collaborateur est perdu, c’est généralement vers l’accueil qu’il se tourne. 

Pour les repas 

Pour tous les repas prévus pendant le séjour, nous vous invitons à faire une liste récapitulative des allergies et régimes spécifiques des participants, à transmettre à chaque restaurant dès votre arrivée sur les lieux. Cette fiche devra leur être envoyée une semaine à l’avance. Pour ne pas qu’ils se trompent lors du service, nous vous invitons également à créer un code couleur et à disposer les pastilles devant les personnes concernées. Cela facilitera grandement le service. 

Si vous êtes nombreux, certains établissements peuvent vous demander de choisir la composition des menus à l’avance. Dans ces cas là, pas de panique. Envoyez simplement un google form avec les propositions, récoltez les réponses et récapitulez le tout dans un fichier Excel, que vous pourrez ensuite envoyer aux restaurateurs.

Pour les activités 

Pour vous simplifier la vie d’organisateur de séminaire, vous vous proposons de créer un autre fichier Excel contenant les répartitions des participants pour toutes les activités du séjour en réalisant un tri par ordre alphabétique mais également un tri par équipes. Vous nous remercierez plus tard… 

Procéder de la sorte vous permettra de repérer les participants ne pouvant pas pratiquer les activités proposées car souffrants de problèmes de santé. Vous pourrez ainsi programmer une activité plus douce pour eux en amont. Songez aussi à donner aux participants un lieu de rassemblement connu de tous pour ne pas perdre de temps.

Vous l’aurez compris à la lecture de cet article, un séminaire ça se prévoit et certaines collectes d’informations sont à réaliser en amont pour ne pas avoir de mauvaises surprises le jour-j. Visas, allergies ou problèmes de santé; vous aurez toutes les données nécessaires pour assurer le bon déroulement de votre séminaire.