Vous souhaitez faire plaisir et récompenser vos équipes en les emmenant en séminaire ? C’est une très bonne idée. Mais quel est le prix à considérer ? En effet, organiser un séminaire nécessite d’évaluer le budget que vous souhaitez allouer à cet événement. Vous pouvez le faire en amont, pour que le chef de projet qui sera à votre écoute puisse cibler au mieux vos attentes et y répondre parfaitement.

Principaux postes de dépenses

Les principaux postes de dépenses à prendre en compte lors de l’organisation d’un voyage d’entreprise sont : le transport, l’hébergement, les repas, les salles de réunions et équipements nécessaires, les activités et enfin les transferts. Regardons plus en détails les dépenses majeures lors de l’organisation d’un séminaire. Tout d’abord le transport, qui représente une bonne partie du budget que vous allouez pour chaque participant si vous désirez emmener vos collaborateurs à l’étranger. Petite astuce : la période que vous sélectionnez pour votre voyage d’entreprise peut avoir un réel impact sur le prix des billets qui peuvent être divisés par deux si l’on s’y prend au bon moment. Il faut aussi calculer le ratio moyen de transport choisi/temps passé sur place pour choisir une solution ayant du sens. L’hébergement fait aussi partie des principaux postes de dépenses, ce qui peut être nuancé selon ce que vous recherchez comme ambiance pour votre voyage d’entreprise : du camping à l'hôtel cinq étoiles, les prix diffèrent beaucoup, vous vous en doutez. Quant aux repas, ils sont à considérer avec attention car ils comptent parmi les moments les plus fédérateurs pour vos équipes, leur permettant de créer du lien. En fonction de votre budget, nous vous orienterons soit sur une formule all-inclusive dans votre hôtel, soit sur une découverte culinaire de la ville, soit sur l'organisation d'un brunch convivial sur la plage. Bref, sachez que tout est possible ! Pour bien comprendre les principaux postes de dépenses pour votre séminaire, il faut avoir en tête un fil rouge et l’atmosphère que vous voulez que vos collaborateurs ressentent.

Format 2 jours en France (entre 500 et 800€ pour un programme complet)

Pour un voyage d’entreprise de deux jours, nous allons privilégier la France comme destination, avec des lieux de villégiature se trouvant à maximum 2h30 de Paris en train ou bus si l’endroit sélectionné le permet. Ce type de séjour est le plus adapté aux petits budgets. Grâce à cela, nous allons pouvoir mettre des bus à votre disposition qui vous conduiront directement sur le lieu choisi pour votre séminaire. Au programme de ce type de voyage d’entreprise, nous pouvons vous proposer un buffet sur une thématique que vous aurez choisie au préalable avant de poursuivre sur une réunion en plénière. Nous vous laisserons le temps de vous mettre sur votre 31 pour votre soirée composée d’un buffet, cocktail dînatoire ou dîner assis selon votre budget, pour le plus grand plaisir de vos collaborateurs. Pour poursuivre la soirée, nous pouvons ouvrir un bar à mojitos et vous laisser vous déhancher sur le set du DJ venu spécialement pour l’occasion. Le lendemain, vous aurez l’occasion de déguster un bon brunch avant de vous répartir en équipes pour l’activité team building que vous aurez sélectionnée et fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif commun. Qu’est ce que vous en dites ? Ce type de séminaire est une très belle option pour les entreprises qui ne souhaitent pas investir trop de temps et d’argent dans ce séminaire mais tout de même avoir un contenu dense et des répercussions positives de ce séjour.

Format 3 jours en France (entre 800 et 1000€ pour un programme complet)

Sur un format de trois jours, nous pouvons nous projeter plus loin en France et ce jusqu’à quatre heures de trajet. Ce qui différera par rapport à la première option proposée est, bien évidemment, le temps que vous aurez ensemble. Dans ce cas-là, nous pouvons préparer une activité fédératrice le jour de votre arrivée avec un cocktail dînatoire façon “ice breaker” pour mixer vos collaborateurs, faire en sorte qu’ils apprennent à mieux se connaître et lancer ce séminaire dans la bonne humeur. Ce type de séjour convient aux entreprises souhaitant prendre le temps de faire passer un message important, comme lors d’une fusion par exemple. Les activités sportives intenses comme une demi-journée pour faire du coasteering  avec vos équipes ou encore participer à une session de plongée, sont des expériences recommandées sur un format de séminaire de trois jours, mais déconseillées sur un voyage d’entreprise de deux jours. Le but est que vos collaborateurs reviennent reboostés et plein d’énergie, pas le contraire.

Format classique 3 jours en Europe (entre 1100 et 1 400€ par personne) 

Pour un séjour hors des frontières françaises, il faudra évidemment compter un budget plus élevé par participant. Le fond du séminaire ne changera pas d’un séjour en France mais convient lorsque vous souhaitez remercier vos collaborateurs en leur offrant un voyage de récompense par exemple. Le principal poste de dépenses ici sera le transport, comme vous pouvez l’imaginer; un trajet Paris-La Rochelle n’aura pas le même coût qu’un trajet Paris-Palma de Majorque ou toute autre destination qui suscite votre intérêt comme Marrakech, Athènes, Rome, Barcelone, Lisbonne etc. En choisissant un format de séjour en Europe, cela vous permet de dépayser vos collaborateurs encore plus en leur faisant découvrir des activités qu’il n’est pas possible de retrouver en France, comme se prélasser dans les bains thermaux extérieurs à Budapest par exemple. 

Adaptable selon vos envies et les ressources financières disponibles

Lorsque vous ferez part de vos attentes à nos chefs de projet, ils feront en sorte de s’adapter et de créer un séminaire qui vous ressemble. Ayant plus d’un tour dans leurs sacs, nul doute qu’ils sauront être à l’écoute et créatifs tout en prenant en compte le budget que vous leur avez confié. Ils vous conseilleront sur les postes de dépenses à privilégier en fonction du message que vous souhaitez faire passer lors de ce séminaire et l’importance que celui-ci a pour votre entreprise. Un séminaire pour former de nouveaux arrivants ne prendra pas la même forme qu’un séminaire de détente pour récompenser vos collaborateurs. C’est en cela que l’allocation des dépenses est primordiale afin de créer un séminaire à votre image. 

Dons et rachats empreintes carbone

Si vous souhaitez dépayser vos collaborateurs tout en étant respectueux de l’environnement, vous pouvez compenser votre empreinte carbone en mettant en place des éco-gestes dans votre entreprise (poubelles de tri, ampoules LED, quotas d’impression papier etc), en soutenant le développement de projets RSE portés par vos équipes comme travailler avec des prestataires ou fournisseurs locaux; ou en réalisant des actions humanitaires (planter des arbres, construire une école, distribuer de la nourriture aux plus démunis. Toutes ces démarches sont possibles et permettent à votre entreprise d’effectuer un séjour fédérateur, tout en conservant les valeurs défendues par votre entreprise. Participer au bien-être de la planète a un coût ! N'oubliez pas de budgétiser ce poste de dépense non négligeable car vos actions pour l'environnement sont primordiales lors de vos déplacements professionnels.

Goodies pour rester dans les mémoires

Pour que votre séminaire soit dans toutes les têtes et qu’il motive vos équipes à se dépasser pour y retourner, il faut une bonne communication. Pour cela rien de tel que de préparer quelques goodies pour vos collaborateurs : des bandanas avec le logo de votre entreprise et la couleur de l’équipe qu’ils défendront lors du teambuilding. Si le budget le permet, il est même possible de créer des t-shirts en fonction de la répartition des équipes ou des différents pôles qui permettront d’imaginer une animation ice breaker pour votre première soirée par exemple. Il a déjà été démontré qu’être habillé d’une même façon facilite l’intégration de tous les membres et favorise le sentiment d’unité. Vous ajoutez quelques stickers avec le logo de l’événement pour teaser le séminaire au bureau et le tour est joué ! Ce poste de dépense est trop souvent négligé par les entreprises alors qu'il permet de renforcer le sentiment d'appartenance entre collègues. C'est également un outil de communication très performant car vos employés déploieront votre marque d'entreprise dans leurs routines quotidiennes.

Prix des billets d’avion de groupe à prendre en considération

Même si l’on peut penser le contraire, le prix d’un billet d’avion de groupe, est plus cher qu’un billet pris en réservation individuelle. En effet, les compagnies aériennes, lorsqu’elles s’occupent de votre dossier de groupe, ne choisissent pas les prix des billets les moins chers. Elles prennent en compte les sièges disponibles dans tout l’appareil, au moment de votre demande, pour en faire sortir un prix homogène. Il sera donc forcément plus cher que si la réservation avait été effectuée par un particulier pour un groupe inférieur à huit personnes. Pour anticiper votre budget transport, il faut donc prévoir un coût supplémentaire par billet à ajouter aux tarifs affichés en ligne. Payer un coût supplémentaire pour voyager en groupe a aussi ses avantages car une voie d'enregistrement peut vous être réservée en fonction de la taille de votre groupe, tous les passagers seront assis à côté et l'équipe à bord sera dédiée à votre bien-être !

Coût de privatisation

Si la taille du groupe que vous souhaitez emmener en séminaire correspond en tout point à la capacité du lieu choisi et que votre budget le permet; vous pouvez songer à la privatisation de votre lieu de villégiature. En effet, grâce à cela, tout le personnel présent sera mobilisé autour de votre événement. Vous pourrez disposer des espaces quand vous le voulez et comme vous l’entendez. Vous pouvez également prévoir l’installation de plus d’équipements sur site qui ne dérangeront personne pendant votre séjour. Nous pensons notamment à l’installation d’un chapiteau dans le parc du domaine pour vos repas ou soirées, des rafraîchissements à l’entrée des espaces communs disposés en libre-service. Par exemple, des jeux d’extérieur du type Mölkky que vous pourrez préparer à côté du coin pétanque que vous aurez installé, sans ne déranger personne. Vous l’aurez compris, la privatisation permet de se sentir comme à la maison. Si votre groupe est inférieur au nombre de chambres disponibles dans l’établissement sélectionné, il est possible que celui-ci vous demande d’acheter les nuits supplémentaires même si les chambres ne sont pas occupées. Il faut l’avoir en tête au moment de vous positionner sur votre budget.

Réduction du budget lié à l’hébergement

Lorsque l'on part en séminaire, il faut bien être conscient du fait que le sommeil est mis entre parenthèse pendant la durée du séjour. Vos collaborateurs seront tellement heureux de partager ces moments en équipes, qu'ils ne passeront pas énormément de temps dans leurs chambres. Et pourtant, comme expliqué précédemment dans cet article, l’hébergement est l’un des plus gros postes de dépenses lorsque l’on prévoit de faire voyager ses collaborateurs. Pour réduire le budget alloué à ce poste, il existe une solution toute simple qui consiste à répartir vos équipes en chambres twin, c’est à dire en chambres contenant deux lits simples; plutôt que d’attribuer une chambre individuelle par participant. Cette astuce peut se décliner à l’infini, avec des chambres triples, quadruples ou encore des dortoirs, en fonction de vos envies. De même, il est possible de réduire le budget lié à l'hébergement en choisissant de voyager hors des périodes d'affluence du tourisme particulier. Les familles en quête d'aventure auront tendance à voyager le weekend et pendant les vacances scolaires. De ce fait, n'hésitez pas à partir en jours de semaine afin de profiter de tarifs avantageux en période creuse pour votre séminaire d'entreprise !

Nous espérons que cet article vous aura aidé à mieux comprendre la manière dont vous devez réfléchir au budget que vous souhaitez allouer pour votre voyage d’entreprise. Nous pensons que les quelques astuces données pour réduire les dépenses de postes les plus lourds vous feront gagner du temps lors de l’organisation de votre séminaire, tout en ciblant au mieux vos attentes et le message et que désirez faire passer à vos collaborateurs.