Vous avez décidé de partir en séminaire avec votre équipe pendant 2 jours et vous aimeriez en savoir un peu plus sur l’organisation du voyage. Il vous reste quelques questions en tête avant de partir sereinement entre collaborateurs ?  Bon nombre de réponses vous manquent pour faire de cet événement un moment unique ? Alors suivez le guide, Prochaine Escale va vous dévoiler toutes ses meilleures astuces...

Comment choisir sa destination pour 2 jours de séminaire ? 

La destination est l’une des premières choses à laquelle pense un organisateur lorsqu’il réfléchit au voyage de ses rêves. Et vous devriez faire de même si vous souhaitez envoyer tous vos collaborateurs à l’aventure ! Pour 2 jours de séminaire, les possibilités sont restreintes, certes, mais vous pouvez tout de même surprendre vos collègues et trouver de belles pépites. Pour 48h de folie, nous vous conseillons tout de même de rester en France afin d’éviter de passer plus de temps en voyage que sur place. Aussi, nous conseillons d’éviter l’avion, car même si c’est le transport le plus rapide, l’attente à l’aéroport est plutôt longue et vous risqueriez de ne pas pouvoir maximiser le temps sur le site dans ce cas. Ainsi, il vous reste deux options : voyager dans le sud et l’ouest de la France pour les amateurs de plages ou vous rendre dans un lieu plus proche de votre lieu de travail en voiture. À vous de voir ce qu’attendent vos collaborateurs et ce dont a besoin votre entreprise ! 

Pourquoi faudrait-il tout miser (ou presque) sur l’hébergement ? 

En 2 jours de séminaire, vous n’avez qu’une nuit pour impressionner vos collaborateurs alors autant tout miser là dessus. Et autant vous dire que vous n’avez pas le droit à l’erreur (mais pas de pression surtout, nous sommes là pour vous guider). Quand on part 2 jours, l’hébergement a une place prépondérante au sein du voyage. En effet, bon nombre d’activités vont se faire sur place, il faudra donc penser aux infrastructures et espaces extérieurs pour accueillir des expériences de team building, réunions mais aussi les repas par exemple. Le confort et les équipements de la chambre sont également décisifs dans l’appréciation du séminaire par les participants. 

Pour surprendre vos collaborateurs, vous pouvez vous laisser tenter par un hébergement insolite. Celui-ci peut permettre de créer encore plus de souvenirs et peut être très avantageux pour une nuit. Pensez par exemple à des yourtes mongoles, des cabanes dans les arbres ou une ancienne abbaye. Dans ce cas, nul doute que vos équipes sauront apprécier leur nuit à sa juste valeur ! 



Comment communiquer autour de votre événement ?

Vous souhaitez teaser votre événement pour que celui-ci marque les esprits et que tous vos collaborateurs soient impatients de se retrouver en dehors du bureau pour quelques jours ? Alors suivez nos quelques conseils pour que ce voyage marque les esprits avant même d’avoir commencé… Tout d’abord, il vous faudra être créatifs et originaux pour l’envoi des invitations : vous pouvez penser à des cartons personnalisés en ligne ou bien une grosse surprise au bureau à l’arrivée de vos collègues le matin de l’annonce. Ensuite, il est important de créer l’émulation autour de votre séminaire. Pour ce faire, vous pourrez challenger vos équipes et installer une pointe de compétition gentillette pour par exemple trouver la destination ou bien déterminer les groupes. Vos collaborateurs pourront ensuite se réunir en équipe, inventer leur cri de guerre, leur slogan, et même leur petite chorégraphie, histoire de mettre tout le monde dans l’ambiance ! Ensuite n’oubliez pas de mettre en place un social wall ou toute autre plateforme qui permettra à chacun de donner son avis et poser ses questions. Ainsi, tous les sujets peuvent être abordés librement et seront regroupés dans un seul et même endroit. Et pour le côté jeun’s, n’oubliez pas de créer votre propre hashtag ! 

Les transferts, bonne ou mauvaise idée ? 

Prendre une navette privatisée pour vous rendre à tel ou tel endroit est souvent l’option la plus appréciée. Vos collaborateurs n’ont qu’à embarquer dans le bus et tout se passera comme sur des roulettes. Mais pour 2 jours de séminaire, nous considérons que les transferts doivent être limités au maximum. En effet, si vous prenez le temps du voyage et que vous y ajoutez le temps passé en transfert, vos collaborateurs pourraient malheureusement avoir l’impression qu’ils ont passé tout leur temps sur la route. De plus, en 2 jours, vous avez forcément de quoi découvrir votre lieu de villégiature et ses infrastructures sans vous lasser et avoir du temps libre en supplément qui mériterait d’aller voir les environs sans prendre la route. 

Quand prévoir la réunion de votre entreprise ?

Vous souhaitez faire une réunion lors de votre séminaire de 2 jours mais ne savez pas vraiment quand l’organiser ? Pour cela, nous vous conseillons de privilégier le matin en début de séminaire. En arrivant, les esprits de vos collaborateurs seront encore tout frais et prêts à recevoir toutes les informations que vous avez à transmettre. Le matin, ils seront plus aptes à écouter, participer et échanger sur les sujets que vous exposerez et auront d’autant plus hâte de découvrir le reste du programme du séminaire.

Pourquoi organiser une activité de team-building ?

Si votre entreprise est sur le point de fusionner avec une autre ou bien que vous souhaitez marquer l’arrivée de nouveaux collaborateurs dans votre équipe, il est important que tout le monde apprenne à faire connaissance pour mieux travailler ensemble. Le séminaire est fait pour ça ! Profitez de ce voyage pour réunir vos équipes afin qu’ils créent des liens et qu’ils commencent à se découvrir dans le meilleur environnement possible. Et quoi de mieux qu’une activité de team building digne de ce nom pour fédérer les troupes et les faire avancer ensemble ? À vous de choisir entre les nombreuses idées d’expériences que Prochaine Escale a sous la main : olympiades, challenge des aventuriers, course de chars, construction de radeau… Selon leurs goûts et leurs capacités sportives, il sera possible d’adapter ces expériences pour coller au plus près à chaque demande. Dans tous les cas, tous les moyens sont bons pour réunir tous vos collaborateurs autour d’un objectif commun pour que bonne ambiance et productivité règnent au bureau par la suite. 

Comment découvrir les environs en 2 jours ? 

Les activités de team building sont plus que bénéfiques lors d’un voyage d’entreprise pour souder les équipes. Mais il faut aussi savoir diversifier les activités et proposer un planning varié qui permettra que chacun y trouve son compte. Et comment parler de voyage sans parler de découverte, même pendant un séminaire ! Pour vous évader et faire voir un peu de pays à vos collaborateurs, une activité qui permettra de découvrir les environs est plus que recommandée. Même en 2 jours, vous avez l’embarras du choix pour visiter les alentours de votre lieu de villégiature. Randonnée en vélos au milieu des vignes, canoë pour découvrir les rivières à proximité ou encore quads en forêt. Vous l’aurez compris, vous n’avez qu’à choisir et Prochaine Escale s’occupera du reste. Soyez en sûrs, une expérience découverte couplée avec une activité sportive est toujours une bonne idée !

Un séminaire sans temps forts ?

Lors de votre séminaire sur 2 jours il est aussi plus que nécessaire de créer des moments marquants dont toutes vos équipes vont se souvenir longtemps. Marquer les esprits est quasi obligatoire si vous voulez que votre voyage ait un impact positif sur votre entreprise ! Pour cela, rien de plus simple. Premièrement, célébrez l'arrivée de vos collaborateurs comme il se doit. Pour ce faire, vous pourrez notamment organiser un grand cocktail dînatoire au bord de la piscine de votre lieu de villégiature pour souhaiter la bienvenue à tout le monde et démarrer le séminaire de la meilleure des manières. Sinon, vous pouvez prévoir un apéro pétanque ou molkky pour coupler dégustation et amusement afin de réunir tous les participants lors d'un moment où règnent joie et bonne humeur. Vous vous en doutez, Prochaine Escale a encore de nombreuses idées en tête pour ravir tout le monde. En effet, d'autres options sont possibles, comme un savoureux barbecue pour régaler vos collègues ou un grand brunch avant le départ... Dans tous les cas, vous allez pouvoir créer des temps forts et fabriquer de beaux souvenirs.

Quel type de soirée organiser pour marquer le coup ?

Comme nous le disions un peu plus haut, un séminaire de deux jours c’est aussi une nuit où il faut jouer toutes vos cartes et ne pas se louper. Pour ce faire, rien de mieux que de proposer une soirée inoubliable à vos collaborateurs. Là aussi, les possibilités sont nombreuses… Vous pouvez choisir de jouer la simplicité en proposant une soirée dansante dans votre lieu de villégiature. Si vous souhaitez faire les choses en grand il est tout à fait possible de créer un open bar pour que le verre de vos collaborateurs ne soit jamais vide. Il est aussi envisageable d'avoir recours à un DJ afin que vos équipes se déhanchent toute la nuit sur des rythmes endiablés. Pour aller encore plus loin et faire rêver les participants, donnez un thème à votre soirée : soirée blanche, médiévale ou même robes longues et costumes 3 pièces pour votre gala annuel. À vous de voir ! Dans tous les cas, cette soirée permettra de marquer le coup et laisser un souvenir indélébile dans la tête de toute votre équipe.

Vous l’aurez compris, les possibilités sont nombreuses pendant un séminaire de 2 jours. Entre destination idéale, hébergement insolite, activités de team building, découverte des environs et soirées marquantes… Vous allez pouvoir jouer toutes vos meilleures cartes pour que ce voyage d’entreprise reste à jamais gravé dans les mémoires.