Vous disposez de 3 jours pour partir à l’aventure en équipe mais avez quelques doutes sur l'organisation de ce séjour ? Suivez nos quelques conseils concernant la thématique, la destination, le programme et les activités pour faire de ce voyage un moment unique, permettant à vos collaborateurs de revenir plus forts. 

Créer un séminaire fil rouge

Pour un séminaire de 3 jours, il est important que l’ensemble soit cohérent. Pour cela, rien de mieux qu’un fil rouge. De manière à ce que les activités soient liées et que le tout ait du sens, nous vous conseillons de choisir un thème qui vous suivra pendant toute la durée du séminaire. Le plus important étant de choisir quelque chose qui vous ressemble et qui fera sens pour tous vos collaborateurs selon les valeurs de votre entreprise. Par exemple, pourquoi ne pas proposer un séminaire au vert où les réunions se font en pleine campagne et où les activités consistent à planter des arbres ou encore à fabriquer un radeau ? Si vos équipes sont plutôt tournées vers l’oenologie, proposez une conférence avec un expert et un séminaire en itinérance sur la route des vins par exemple. De nombreuses possibilités s’offrent à vous, il ne reste plus qu’à trouver la bonne ! Et si vous vous posez encore la question sur le fil conducteur de votre voyage, l’équipe de Prochaine Escale se fera un plaisir de vous partager ses meilleures idées ! 

Choisir sa destination avec soin 

Vous avez choisi d’emmener vos collègues 3 jours mais vous ne connaissez pas encore la destination de votre voyage ? Dans le temps qui vous est imparti, vous avez de nombreuses solutions, la chance ! Vous pouvez choisir de rester en France et de découvrir une région que la plupart de vos collaborateurs ne connaissent pas ou, au contraire, un endroit qui vous est cher pour profiter de moments magiques dans un cadre de rêve. La France est une bonne option pour 3 jours de séminaire, elle permet d’éviter de prendre l’avion qui peut parfois coûter un peu cher selon la destination et la période de l’année. Mais aussi, notre belle France a de nombreux lieux cachés avec des paysages divers et variés qu’il nous tarde de vous faire découvrir : mer, montagne ou campagne... Elle saura faire des heureux ! Si à l’inverse, vous préférez partir un peu plus loin pour plus de dépaysement, l’Europe est aussi une solution. Selon votre budget et la période de l’année, il est tout à fait possible de se déplacer en train ou en avion au delà des frontières françaises. Les capitales européennes comme Lisbonne, Rome ou bien les bords de mer de la Grèce ou de l’Espagne sont des destinations souvent privilégiées pour ce type de séjour. Attention toutefois, nous conseillons de ne pas dépasser les 4h de vol pour un voyage de cette durée, sinon vous risqueriez d’avoir l’impression de passer plus de temps dans les airs que sur la terre. 

Varier les activités 

Votre séminaire permet de réunir vos collaborateurs de différentes manières et pour cela, le mieux est de varier les activités proposées. Déjà, selon vos besoins et vos attentes, il vous faut déterminer la proportion de chaque poste de dépense. Entre transport, hébergement, restauration, transferts, activités et soirées : à vous de voir ce qui compte le plus lors de ce voyage et quel message vous voulez faire passer. Si vous organisez un séminaire à l’occasion d’une fusion et que vous souhaitez que vos collègues se découvrent alors autant miser sur des activités de team building pour faire connaissance. Si vous souhaitez prendre la parole pour annoncer les grands changements de votre entreprise il serait au contraire plus judicieux de proposer au moins deux demi-journées de réunion par exemple. Le tout est de savoir doser ! 

Écouter l’avis de vos collaborateurs 

Il est très important quand on part 3 jours en équipe de comprendre les personnalités et envies de chacun. Si vous connaissez bien vos équipes autant leur proposer un voyage qui ait du sens pour le plus grand nombre et qui satisfera leurs attentes. Si votre oreille a traîné au bureau et que vous avez entendu vos collègues dire que le camping ou village vacances n’étaient pas leur tasse de thé alors il vaut mieux tabler sur un hôtel haut de gamme pour plaire à votre équipe. Idem pour le restaurant. Et si vos équipes ne sont pas sportives et préfèrent faire la fête, misez tout sur les soirées ! Vous l’aurez compris pour organiser un séminaire réussi il faut être à l’écoute et savoir comment toucher le plus grand nombre. Si vous avez des doutes sur les envies de chacun, rien ne vous empêche de rédiger un questionnaire sur tous les points qui vous intéressent ou de disposer une boîte à idées dans les bureaux... 

Construire un programme cohérent 

Comme nous le disions juste au dessus, écoutez l’avis de vos collaborateurs est primordial pour savoir ce dont ils rêvent, mais savoir ce dont votre entreprise a besoin lors de votre séminaire d’entreprise est aussi très important. Il vous faut donc réfléchir aux raisons pour lesquelles vous souhaitez organiser ce voyage. Si vous souhaitez récompenser vos équipes pour le travail accompli ces derniers mois, autant ne pas leur faire passer tout leur temps enfermés en salle de réunion mais plutôt à l’air libre lors d’une grande soirée open bar avec DJ. Si vous souhaitez au contraire les motiver, nous vous conseillons des activités de team building pour qu’ils comprennent les enjeux et l’importance de l’équipe. Ainsi ils pourront se retrouver face à un objectif commun pour mieux avancer ensemble une fois de retour au bureau. Si le but de votre séminaire est de célébrer l’anniversaire de votre boîte par exemple, prévoyez de grands repas afin de privilégier des moments conviviaux et chaleureux où tout le monde est réuni face à de bons petits plats.

Laisser du temps libre

Nous vous l’avons expliqué : votre programme doit être cohérent avec vos valeurs, les messages que vous voulez transmettre et les attentes de vos collaborateurs. Il doit aussi être bien équilibré. Et quand on dit “bien équilibré” on ne veut pas dire combler chaque case manquante et proposer des activités heure par heure pour éviter que vos collaborateurs s’ennuient, au contraire ! Proposer un programme trop dense pourrait les décourager en un rien de temps et personne n’a envie d’une réunion où tout le monde s’endort, d’une activité où personne ne veut participer et d’une soirée où chacun préférerait rejoindre son lit. Offrir à vos collaborateurs un peu de temps entre chaque activité ou au moins une fois dans la journée pour souffler est très bénéfique. Laissez les respirer ils ne s’ennuieront pas, on vous le promet.

PS : Et en plus, votre porte-monnaie vous en remerciera.... 

Favoriser les réunions en début de séjour

Les réunions sont omniprésentes dans la plupart des séminaires que nous organisons, et pour cause ! Une session de travail dans un environnement nouveau est un bon moyen pour faire passer un message et motiver vos équipes. Mais, pour que tout le monde soit attentif et qu’aucune information ne passe à la trappe, nous vous conseillons de privilégier le début du séjour. En effet, dès votre premier jour (ou deuxième si vous arrivez tard) il est important d'évoquer des sujets importants pour votre entreprise. Vous obtiendrez alors une meilleure concentration et plus de retours si vous l’organisez ainsi. Et dernier conseil : pensez à prévoir vos réunions en matinée afin d’éviter que vos collaborateurs ne se retrouvent en pleine digestion ou que vous les empêchiez de faire leur sieste tranquillement après l’activité sportive du matin. 

Réunir tous les participants à l’arrivée

3 jours de séminaire c’est 72h dans un environnement atypique avec peut être des collaborateurs avec qui vous n’avez jamais eu l’occasion de discuter auparavant, alors autant briser la glace dès votre arrivée. Pour cela, rien de tel qu’un grand apéro dans votre lieu de villégiature ou une soirée barbecue/feu de camp pour réunir tout le monde. Le but étant de rassembler toute l’équipe pour un premier grand moment fédérateur. De quoi commencer votre séminaire sur les chapeaux de roue !  

Penser à une excursion d’une journée ou d'une demi-journée

En 3 jours, de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Réunions, activités, soirées, apéritifs et restaurants peuvent être aisément combinés en 72 heures. Mais nous souhaitons attirer votre attention sur les excursions, car lors de votre séminaire il est important de changer d’air ! Heureusement que vous avez le temps pour cela ! Nous vous conseillons donc de partir à l’aventure sur une journée ou une demi-journée pour découvrir les alentours et passer un moment “loin” de votre lieu de villégiature. Vous pourrez en profiter pour visiter d’autres endroits et vous émerveiller devant de nouveaux paysages. Nous pensons par exemple à une excursion en catamaran si vous vous situez en bord de mer ou bien une randonnée en vélo avec pique-nique pour découvrir les vignes aux alentours de votre domaine. Le tout est de pouvoir vous évader et de profiter de moments uniques en équipe, et rien de mieux pour vos collaborateurs que de favoriser la découverte lors de votre voyage ! 

Prévoir une soirée festive pour le dernier soir

Comme le grand barbecue à l’arrivée, la dernière soirée est un moment crucial. Il est, comme on l’a dit, plus qu’important de démarrer votre séminaire du bon pied mais il est tout aussi nécessaire de le terminer sur une bonne note. Pour cela, rien de plus simple : une belle soirée entre collaborateurs pour échanger sur le voyage et partager un dernier moment festif ! Et pourquoi ne pas proposer une soirée à thème ? Selon vos goûts et vos envies, nous pourrons personnaliser de A à Z cette dernière soirée pour qu’elle marque les esprits et que le voyage dans son ensemble laisse planer la bonne humeur de retour au bureau. Le mieux est encore de laisser un moment chill le lendemain matin pour que personne n’ait d’excuses pour faire la fête la veille ! Un brunch après une soirée festive pour se réveiller du bon pied et se remettre de ses émotions avant le départ est toujours une bonne idée. 

Vous l’aurez compris, un événement sur 3 jours nécessite beaucoup d’organisation et il ne faut négliger aucun détail. Construire un programme cohérent avec des activités riches dans le lieu adéquat est donc essentiel. Nous attendons votre appel pour construire ensemble un séminaire qui vous ressemble et qui vous rassemble !